第一章 总 则

第一条  为推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，进一步提升工作效能，根据《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》及其他有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则，实行统一领导、分级管理。

第三条 学校党政办公室是学校公文处理的管理机构，主管学校党委和行政的公文处理工作，并负责对学校各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第四条 各单位要高度重视公文处理工作，切实加强组织领导，健全管理制度，并确定专人具体负责相关工作。

第五条 除涉密及其他按规定不予公开处理的公文外，学校的公文处理工作一般通过办公自动化系统进行。

第二章 公文种类

第六条  学校常用的公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于决策和部署重要事项、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）公告。适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（六）通知。适用于发布、传达要求学校各单位执行或周知事项，批转、转发公文。

（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（八）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位的询问。

（九）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（十）批复。适用于答复下级单位的请示事项。

（十一）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第七条  学校正式公文格式执行国家标准《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）。

第八条 学校正式公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应分别标注“特急”“加急”，电报应分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文单位标志。以学校或校内独立法人单位名义印发正式公文应使用“单位全称+文件”的红色公文首页，信函可使用“单位全称”的信笺纸首页。联合行文时，发文单位标志可以并用发文单位名称，也可以单独使用主办单位名称。

（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。以学校名义印发的公文由学校党政办公室统一编号。

（六）签发人。上行文及专题会议纪要应标注签发人姓名。

（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。

（十）附件说明。包括公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。联合发文时，主办单位署名在前，其余发文单位依次排列。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应加盖发文单位印章，并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文、会议纪要和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围、联系人、联系方式等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位；应使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第四章 行文规则

第九条  学校公文的行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

（一）学校党委以“中共南方医科大学委员会”、学校行政以“南方医科大学”名义对外、对内行文。

（二）中共南方医科大学纪律检查委员会、南方医科大学工会委员会、共青团南方医科大学委员会根据工作职责或所属党群组织内的有关规定行文。

（三）学校各单位在各自职权范围内，可以函件的形式校内商洽工作、询问和答复问题、审批事项，以部门名义就日常工作安排等向校内其他单位发布通知。

第十条 学校向上级单位行文，一般用请示、报告等文种，应遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。

（二）请示应一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（三）除上级单位领导直接交办事项外，不得以学校名义向上级单位领导报送公文，不得以学校领导名义向上级单位报送公文。

第十一条  校内请示、报告除遵循上行文一般规则外，还应注意以下事项：

（一）属于职能部门职权范围内的一般常规事项，应直接报送相关职能部门处理。确需学校审批事项，由职能部门汇总呈报，并提出具体意见。

（二）报请学校审批的请示、报告，必须以学校二级单位名义呈送，学校不受理越级请示或报告。

（三）各单位呈送请示、报告前，必须对所提建议、方案进行充分论证，主动与相关部门沟通协调、向学校领导汇报，待方案成熟后方可正式成文上报。

（四）各级领导签署意见时，必须表达清晰、语言精练，必须有同意或不同意的明确态度。

（五）各单位请示学校的事项，一般应提前两周上报。各级领导对请示、报告应及时批阅或清退，对紧急事项的请示应及时答复。

（六）各单位应密切关注所呈请示、报告的流转进度，并及时根据校领导批示意见或办公会、常委会精神落实相关工作，事项处理完毕后应及时将处理结果反馈给学校党政办公室，学校党政办公室定期进行催办、督办，同时向校领导报告有关单位的执行情况。

（七）对于不按程序、不符合要求的请示、报告，校领导可不予阅批或退回，由此导致工作贻误或造成损失，由呈文单位负责。

第十二条  同级或者不相隶属的单位之间行文，应遵循以下原则：

（一）一般只有一个主送单位，必要时抄送相关单位。

（二）一般不以单位名义向不相隶属单位领导行文，不以单位领导名义向不相隶属单位行文。

（三）校内同级单位可以相互行文，必要时可以联合行文，但应明确主办单位。

第十三条  向下级单位行文，应遵循以下原则：

（一）主送受理单位，根据需要抄送学校相关单位。

（二）以学校名义下发的公文，涉及校内多个单位职权范围内的事务，相关单位之间应协商一致后方可行文。

第五章 发文办理

第十四条  学校发文坚持“确有必要，讲求实效”原则，注重针对性和可操作性。

第十五条  从严控制公文制发数量，凡属以下情况的，原则上不再发文：

（一）法律法规和上级文件已有明确规定的；

（二）学校现行文件规定仍然适用的；

（三）就某项工作已作出明确部署和分工的；

（四）已通过新闻媒体、互联网等公开发布的；

（五）为落实常规性、事务性工作的内部通知；

（六）内容不成熟或内容重复的；

（七）没有实质性内容、可发可不发的；

（八）不宜制发公文的其他情况。

第十六条  从严控制公文制发规格，各单位职权范围内的例行性、阶段性、事务性工作事项，能以部门通知或函件解决的，不以学校名义发文。

第十七条  发文办理的主要程序包括公文起草、审核、签发、复核、印制、分发等程序。

第十八条 公文起草应做到：

（一）符合党的路线方针政策和国家法律法规，符合学校有关政策和规定，完整准确体现学校或单位意图。

（二）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练，格式规范。

（四）公文涉及其他有关单位职权范围内的事项，起草单位必须主动与有关单位协商会签，征求意见，达成一致后方可行文。

（五）涉密公文的草拟，必须在学校机要保密室进行，并按规定开展定密工作。

（六）起草政策性和规范性文件还应开展合法合规和公平竞争审查，并征询法律顾问意见。

第十九条 以学校名义制发的公文由学校党政办公室进行审核，由学校主要领导审批。经审核不宜制发的公文文稿，应退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位完善后重新报送。

第二十条  以学校名义制发的公文，由学校主要领导签批后，还需经过以下程序：

（一）复核登记。按照“谁拟稿、谁校对”的原则，拟文单位必须对公文清样稿认真校对，对公文的审批手续、内容、文种、格式、发文字号、分送范围等进行复核、登记。需作实质性修改的，应报原签批人复审。

（二）印制核发。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文必须在学校机要保密室印制，并通过机要保密渠道或专门的机要收发人员进行传递。

第二十一条  以部门名义印发的校内通知（函件），应遵循以下规则：

（一）一般由部门主要领导审批，重要事项和活动报分管校领导审批，重大事项和活动报学校主要领导审批，并由发文单位自行复核、登记、印制、核发和归档管理。

（二）首页可使用“部门全称”的信笺纸，但不得使用“文件”字样，具体格式要求参见学校制定的参考样式。

（三）部门之间对有关问题未经协商一致，不得以部门名义各自向下行文。如擅自行文，学校可责令纠正或撤销。

第六章 收文办理

第二十二条 收文办理主要程序是：

（一）签收。主送学校的各类文电须经学校党政办公室统一签收、登记、审核并组织运转；学校各单位应将上级对口部门直接发至本单位的文件，以及外出参会带回的上级文件，及时送交党政办公室运转。党政办公室对收到的公文应逐件清点，核对无误后签收，并注明签收时间。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况进行详细登记。

（三）初审。对收到的公文应进行初审。初审重点是：是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他单位职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应及时退回来文单位并说明理由。

（四）拟办。学校党政办公室根据公文内容、要求和职能分工，提出拟办意见报请学校领导阅示或转相关单位办理。需要两个以上单位办理的，应明确主办单位。

（五）承办。承办单位对校领导或党政办公室批办的公文应当日签收、登记，并及时报送本单位负责人阅处。如发现错转或错批，应及时将公文退还学校党政办公室，不得擅自转送其他单位。

（六）催办。各单位对本单位承办的公文应进行跟进和催办，防止漏办或延误。

（七）答复。办理结果应及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第七章 公文管理

第二十三条 各单位应建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第二十四条 各单位公文须由文秘部门或者专人统一管理，涉密单位要按照有关保密规定配备涉密工作人员和必要的安全保密设施设备，严格落实涉密公文保密管理有关规定。

第二十五条 中央、省委等上级文件的阅读和管理，严格按有关文件规定执行，未经批准，不得擅自变更阅读传达范围，不得擅自公开发布文件内容。

第二十六条 公文的撤销和废止，由学校或上级单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。各单位应根据情况变化及时清理和废止文件。

第二十七条  公文办理完毕后，应及时归档。

（一）需要归档的公文及有关材料（含电子文件），应根据档案法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档，定期向学校档案管理部门移交，个人不得保存应归档的公文。

（二）两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。

（三）单位负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。

第二十八条 单位工作人员离岗离职时，所在单位应督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第二十九条 新设立的单位须向学校提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位。单位合并或者撤销时，及时进行相应调整。

第八章 附 则

第三十条  学校公文含电子公文。各附属医院、资产经营公司等可参照本办法制定相应实施细则。

第三十一条  本办法由学校党政办公室负责解释。

第三十二条  本办法自印发之日起施行。