各有关单位：

    根据教育部、国家知识产权局、科技部《关于提升高等学校专利质量促进转化运用的若干意见》（教科技〔2020〕1号）及国家知识产权局《关于进一步严格规范专利申请行为的通知》（国知发保字〔2021〕1号）文件要求，为贯彻落实上级部门对专利等知识产权管理的新规精神，及时调整我校知识产权管理流程，现就知识产权资助、申请、审批、报账、档案管理等相关事宜通知如下：

一、调整知识产权资助政策

（一）调整资助范围及额度

由于上级部门要求2021年6月底前要全面取消各级专利申请阶段的资助，不得资助专利年费和专利代理等中介服务费，因此学校将暂停国内专利申请、授权及年费的全部资助，软件著作权的资助，以及PCT专利申请及国外专利申请的资助；国外授权发明专利的资助额度，待地方知识产权局明确后参照地方政府资助政策执行。

（二）明确知识产权费用列支来源

职务发明知识产权以学校为独立申请人，或共同申请时学校排第一，相关申请费、代理费、授权费及年费可在符合各类科研经费管理规定的前提下，从发明人的科研经费中支出。如没有科研经费的，可由发明人个人垫付，知识产权转让后发明人承担的费用学校将按相关规定返还给发明人。

（三）过渡期专利费用说明

1.专利申请费及代理费：专利申请日在2021年5月31日（含）之前（凭国家知识产权局受理通知书），同时符合学校资助条件（通过学校采购平台采购的代理服务及经过学校图书馆查新），可向学校申请资助；

2.专利授权费用：专利授权日在2021年5月31日（含）之前（凭专利证书），同时符合学校资助条件，可向学校申请资助；

3.专利年费：所有专利年费将从通知下发之日起暂停。

4.软件著作权费用：所有软件著作权代理费将从通知下发之日起暂停。

上述1、2点提及的费用如需向学校申请资助，必须在2021年6月15日前将申请材料交至科研院，逾期不再受理资助申请。

    二、调整知识产权申请流程

    知识产权申请前发明人可在学校认可的采购平台选择代理机构。

    （一）申请发明专利需请代理机构或委托学校图书馆出具加盖公章的申请前评估意见，申请其他知识产权无需申请前评估；

    （二）将申请前评估意见、代理委托书、代理委托合同电子版提交学院，通过OA向学校申请盖章；

    （三）OA批复后携代理委托书（一式一份）、代理委托合同（一式三份）及申请前评估意见原件至科研院办理盖章；

    （四）将盖章后的材料交代理机构，由代理机构向国家部门提交申请（相关流程图参见附件4）。

    （五）注意事项：

    1.知识产权需先向学校提交申请，获批后才能请代理公司正式向国家部门提交申请；

    2.委托合同需先请代理公司盖好章，再到学校加盖科研院章，学院自行签订的委托合同将不予认可。

    三、规范专利报账要求

    （一）发明人需准备以下报帐材料：

   1.专利申请费报账所需材料：专利受理通知书复印件（带章版本）、代理委托合同原件（一式两份，一份交科研院存档，一份交财务报账）、发票、采购平台的验货单；

    2.专利授权费报账所需材料：专利证书（原件及复印件各一份，原件交科研院存档，复印件交财务报账）、发票、采购平台的验货单；

     3.专利年费报账所需材料：代理机构或国家知识产权局缴纳年费通知书、发票、采购平台的验货单；

    4.软件著作权报账所需材料：软件著作权登记证书（原件及复印件各一份，原件交科研院存档，复印件交财务报账）、代理委托合同原件（一式两份，一份交科研院存档，一份交财务报账）、发票、采购平台的验货单。

    （二）报账流程：发明人自行在学校财务系统填报网报单，其中报销专利申请费、授权费及软件著作权费用需先携相关材料到科研院审核确认后再到财务处报账，报销专利年费直接到财务处报账（相关流程图参见附件4）。

 

    四、规范知识产权档案管理

    职务发明创造所有权为学校，相关的原件档案应交由学校统一管理，主要包括：

    （一）国内专利：专利受理通知书、专利授权通知书、专利证书、专利权终止通知书、专利（委托）代理合同

   （二）PCT专利：国际申请号和国际申请日通知书、PCT国际检索报告、国际检索单位书面意见、专利（委托）代理合同

    （三）国外专利：专利受理书，初审公告文本，授权公告文本、授权专利证书、专利（委托）代理合同

    （四）软件著作权：软件著作权登记证书、委托代理合同

    请各单位通知本单位科研人员，如既往有自行保管的上述文件的原件，请及时上交学校（建议上交前扫描电子版自存），如日后需要使用相关原件可向科研院申请外借。请各学院填写《移交专利/软著档案文件登记表》（见附件5），并收齐相关档案材料，于5月31日前统一移交至学校行政楼214房，电子版表格同时发科研院邮箱:hjm1221@smu.edu.cn。

    五、开展职务发明创造自查及整改工作

    学校师生员工执行本单位的任务或者主要是利用学校的物质技术条件所完成的发明创造为职务发明创造。内容包括：（一）在本职工作中做出的发明创造；（二）履行学校交付的本职工作之外的任务所完成的发明创造；（三）利用本单位的物质技术条件或者不对外公开的技术资料等所完成的发明创造。

    职务发明创造申请专利的权利属于学校，申请被批准后，学校为专利权人。任何师生员工不得未经学校同意，将职务发明创造成果占为个人所有或转为他人所有。学校可以依法处置职务发明创造申请专利的权利和专利权，以促进相关发明创造的实施和运用。

    请各单位尽快在本单位范围内开展以科研人员个人名义将职务发明创造成果申请知识产权的自查工作，组织本单位科研人员就专利和软件著作权等知识产权展开自查，如发现有以科研人员个人名义将职务发明创造成果申请专利或软件著作权的情况，或以外单位名义申请的情况，请学院将其汇总后填写汇总表（见附件6），并于5月31日前上报科研院。信息汇总后，相关科研人员和所在学院须配合学校在一个月内完成向国家知识产权局和软件登记中心申请办理所有权人变更，将专利权人（专利申请人）、著作权人更正为“南方医科大学”或所在附属医院。

    本次自查及整改工作截止时间为2021年5月31日，在此之前学校不予追责，2021年6月1日起再有未经学校同意将职务发明创造成果占为个人所有或转为他人所有的，学校将依法依规追责。

 

    附件：1.教育部 国家知识产权局 科技部关于提升高等学校专利质量促进转化运用的若干意见

         2.国家知识产权局关于进一步严格规范专利申请行为的通知

         3.国家知识产权局关于修改《关于规范专利申请行为的若干规定》的决定

         4.知识产权申请及报账流程图

         5.移交专利/软著档案文件登记表

         6.职务发明创造知识产权自查情况汇总表

 

                                                     科研院

                                                       2021年4月25日

    （联系人：何健敏，联系电话：62789171，邮箱：hjm1221@smu.edu.cn）