为进一步规范我校接待来校进行公务访问的国（境）外人员及团组的管理，明确职责，顺畅流程，特制定本管理办法。
本管理办法适用于国外及港澳台地区人员来校进行短期友好访问、参观、讲学、考察或洽谈合作。
国际交流与合作处（港澳台事务办公室）为学校外事接待的归口审批和管理部门，如来访人员涉及敏感国家、地区或部门，来访活动涉及敏感内容，须同时报保卫处备案。
（一） 来访类别
国外及港澳台地区人员或团组来校访问，分为学校主请、部门（学科）邀请、顺访三种类型。
（二） 审批规定
1．以学校名义邀请人员或团组来访，由国际交流与合作处审核邀请来访项目，按审批权限报批。
2．以校内部门（学科）名义邀请人员或团组来访，接待单位应至少提前30天向国际交流与合作处上报请示件，说明受邀人背景材料、来访目的、行程内容安排、费用出处、是否需要学校领导参加活动、拟使用的邀请信样板等内容，经学校批准后方可启动后续工作。
3．顺访我校的人员或团组，接待单位应至少提前7天向国际交流与合作处报请示件（内容要求同上）。
4．邀请外国政府官员、政要、国际组织领导人或驻华（穗）使领馆人员，须至少提前2个月向国际交流与合作处提出书面申请，经国际交流与合作处审核、校领导同意后，向省外办报批。取得批复同意后，方可发出邀请。
5. 兄弟单位或上级部门要求我校（或学校下属部门）予以接待顺访人员或团组时，需向国际交流与合作处寄达或转交《协助接待函》。
6．临时确定的重要来访或顺访，可先以电话或传真方式报国际交流与合作处，作急件处理备案，书面请示须随后补齐。
7. 未经批准，任何单位不得以学校名义进行外事接待活动。
（三）接待职责分工
1．以学校名义邀请的来访、顺访人员或团组由国际交流与合作处安排接机（站），并负责落实全程接待任务，相关部门配合。
2．各部门（学科）邀请的来访、顺访人员或团组，原则上由各部门（学科）负责做好接待工作，必要时国际交流与合作处派员参加，涉及部门予以协助配合。
3．如涉及外国政府官员、政要、国际组织领导人或驻华（穗）使领馆高层官员来访，保卫处应在安全保卫上予以协助。
4．宣传部负责重大外事接待中的宣传报道工作。
5．财务处依照学校批件对接待经费进行核销。
6. 接待结束后一周内，由牵头接待单位进行总结汇报，填写《南方医科大学短期来访外宾接待报告表》并上报国际交流与合作处。
7. 国际交流与合作处和接待单位共同负责收集存档、新闻发布。必要时由国际交流与合作处向省外办上报接待小结。
本管理办法自二○○九年十月一日起施行。
