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南方医科大学教学科研试剂耗材采购管理实施细则(试行)

南方医科大学教学科研试剂耗材采购管理实施细则(试行)

第一章

第一条 为规范学校的教学科研试剂耗材管理,提高采购透明度,根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规,结合风险防控要求,为保障试剂耗材采购有效执行,制定本办法。

第二条 凡使用学校管理的资金进行教学科研试剂耗材的采购行为,均适用于本细则。本细则所指的试剂主要是指能实现化学反应、分析化验、研究试验、教学实验、化学配方使用的化学品、生物制剂等;耗材是指在教学科研中使用,但不增加固定资产值、消耗频繁的除办公用品、劳保用品、实验设备以外的实验用品。其中,教学科研工作中进行的各类检验、测试、设计、加工等项目,需要另一方解决某一特定技术问题所提供的各种服务,属于技术服务类,不适用于本细则。

第三条 试剂耗材采购作为学校采购工作重要的组成部分,采购工作必须遵循公开、公平、公正、效益原则,最大限度地维护学校公共利益。

第四条 试剂耗材采购原则上要通过学校的试剂耗材信息化管理平台进行采购。因平台上无同种品牌规格型号的商品出售、或平台上同种品牌规格型号商品的价格高出线下价格10%(含)以上的,可以采用线下采购作为解决线上平台无法满足采购需求的补充,但需要办理相关审批手续。若因特殊需求需要在线下采购的,需要办理相关审批手续。

 

第二章 管理职责

第五条 学校实行统一领导、分级管理、责任到人的试剂耗材采购管理机制,实行学校、学院(医院、教辅机构等二级单位,以下简称学院)、采购组三级管理。

第六条 学校成立试剂耗材管理专家委员会,实施管理专家委员会监督指导下运行模式,发挥专家咨询监督作用。

第七条 学校设备、规划、教务、科技、财务、资产、监察、审计等部门明确各自在试剂耗材管理与监督方面的职责和权限,各负其责、相互协作、密切配合,建立健全试剂耗材协同管理监督机制。各部门负责人对学校试剂耗材承担管理和监督责任。各部门具体职责和权限如下:

(一)设备部门:负责建立健全试剂耗材管理服务机构,设置专人负责试剂耗材管理服务工作。制定试剂耗材管理规章制度和办事流程,组织和监督试剂耗材的采购实施。组织开展试剂耗材采购业务培训,配合财务、监察、审计部门做好试剂耗材经费的使用、审核、监督工作。负责易制毒化学品等国家管控的物品和实验气体、液氮等的保障管理。

(二)经费主管部门:学校规划、教务、科技等部门作为试剂耗材采购经费的相应主管部门,负责审核所管理经费中用于试剂耗材采购的大额订单的合理性与可行性,负责试剂耗材采购所在项目的管理和合同管理;

(三)财务部门:负责试剂耗材经费的财务管理和会计核算;设置专人负责试剂耗材经费管理服务工作。

(四)资产部门:负责按照相关规定进行招标采购。

(五)监察部门:负责对试剂耗材的使用和管理进行监督检查,对发现的各类违法违规使用经费行为进行严肃查处,公开处理结果。

(六)审计部门:负责监督检查试剂耗材管理制度建设执行情况,开展相关审计检查工作。

第八条 学院是试剂耗材采购和使用的基层管理单位,对本单位试剂耗材采购和使用承担监管责任,落实本单位试剂耗材的各项管理工作。

第九条 采购组负责人是试剂耗材管理的直接责任人,对使用试剂耗材经费的合法性、合规性、真实性和有效性承担经济和法律责任。采购组负责人要严格执行试剂耗材管理的要求,确保试剂耗材的采购及使用合法、合规,如有违法违规行为,本人须承担相关法律责任。采购组负责人应熟悉并掌握国家、省市关于试剂耗材管理的法律法规和财务规章制度,接受上级和学校相关部门的监督检查。

第三章 线上平台采购流程

第十条 申请。采购组人员根据教学科研需求提出采购申请,登陆采购平台选购所需试剂耗材。完成选购后提交订单,提交订单审核前必须准确填写经费名称和经费代码,并保证该经费预算足额。

第十一条 审批。通过采购平台采购单笔试剂耗材的金额低于5万元(人民币)的采购项目,该订单由经费负责人审批;采购单笔试剂耗材的金额在5万元(人民币)(含)以上的采购项目,需要按照经费管理审核权限逐级审批,最终采购方式按照审批结果执行;其中,同一公司试剂耗材的单笔采购金额达5万元(人民币)(含)以上的采购项目需要签订采购合同。

第十二条 下单送货。采购平台上商家接到待发货订单后,按订单要求将货物送至指定验收点。

第十三条 验收。线上订单实行统一验收,送货人、收货人在发货单签字,教学耗材中心安排验货人核查验收凭据,并在发货单签字确认。

第十四条 结算。线上平台订单主要由教学耗材中心统一结算报账;采购组要求自行结算的订单,由采购组结算报账。采购单笔试剂耗材的金额低于5万元(人民币)的采购项目报账须附上发票、发货单;同一公司试剂耗材的单笔采购金额在5万元(人民币)(含)以上的采购项目报账须附上发票、发货单、纸质审批单及合同等相关资料。

第十五条 归档、公示。统一结算后,整理采购信息归档留存,采购信息定期在校内公示。

第四章 线下采购流程

第十六条 申请。 如采购平台中现有试剂耗材不能满足实际需求,采购组人员可以根据教学科研需求做好采购计划,并在试剂耗材采购平台提出线下采购申请,采购需遵循货比三家的原则。采购单笔试剂耗材的金额低于5万元(人民币)的采购项目,采购人员在采购平台的线下采购管理系统提交需求申请;采购单笔试剂耗材的金额在5万元(人民币)(含)以上的采购项目,需要按照经费管理审核权限逐级审批。申请线下采购时,试剂耗材名称、价格、数量、经费名称和经费代码等项目必须详细填写。

第十七条 审批。采购人员在填写申请时,需说明线下采购的原因,采购单笔试剂耗材的金额低于5万元(人民币)的采购项目,由经费负责人审批后报教学耗材中心备案,可以进行线下采购。采购单笔试剂耗材的金额在5万元(人民币)(含)以上的采购项目,需要按照经费管理审核权限逐级审批,最终采购方式按照审批结果执行;其中,同一公司试剂耗材的单笔采购金额达5万元(人民币)(含)以上的采购项目需要签订采购合同。

第十八条 采购实施。采购组人员根据审批结果,按照政府采购相关规定执行采购,达到集中采购要求的严格执行集中采购;未达到集中采购要求的自行采购遵循货比三家的原则,其中,试剂耗材单价在5000元(含5000元)以上的需要并做好比价记录。采购单笔试剂耗材的金额在5万元(人民币)(含)以上的采购项目,应选择至少3家具有相关资质的供货单位进行比质比价;其中,单一来源采购的,需要提交单一来源采购说明。对于采购同一公司试剂耗材的单笔采购金额在5万元(人民币)(含)以上的订单,必须保留至少3家供应单位报价材料,并签订采购合同。合同内容由双方当事人约定,包括以下条款:当事人名称或姓名和地址、商品名称、数量、价款、规格、供货期、付款条件、交货地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。

第十九条 验收。线下订单实行统一验收,送货人、收货人在发货单签字,教学耗材中心安排验货人核查验收凭据,并在发货单签字确认。

第二十条 结算。由采购组自行结算报账,其中,采购单笔试剂耗材的金额低于5万元(人民币)的采购项目报账须附上发票、发货单;同一公司试剂耗材的单笔采购金额在5万元(人民币)(含)以上的采购项目报账须附上发票、发货单、纸质审批单及合同等相关资料。

第二十一条 归档、公示。采购组人员结算完毕后,由验货员整理采购信息归档留存,采购信息定期在校内公示。

第五章 日常管理

第二十二条 经费预算管理。在采购申请时必须填写经费名称和经费代码,并由采购组负责人做好经费预算管理。对于使用经费预算已超支或者已过期的经费项目进行采购的采购组,学校有关管理部门有权冻结该采购组的账户。

第二十三条 验收管理。物品购进后,需要进行货物验收。在验收无误后,相关人员在发货单上签字确认。验收时如发现数量短缺,质量不合要求,成份不合指标等问题,由采购人员负责向有关供货商提出并办理退、换、赔或补的工作。

第二十四条 出入库管理。各单位应建立试剂耗材出入库登记制度,建立库存台账,详细记录所领取的各项试剂耗材。使用人领用时要在“出入库清单”或台账上签名,真实反映出入库情况,并完整保存库存台账(出入库清单),作为单位内部管理及接受检查监督的依据。

第二十五条 结算管理。结算由财务处确认结算单和发货单,核对无误后进行报账。采购组如果需要提前或延后结算,应该提前1个月向供货单位提出要求。

第二十六条 特殊物品管理。涉及易制毒、特殊药品等受控试剂耗材采购流程按学校有关程序进行审批,由教学耗材中心统一采购供应。

 

第六章监督与奖惩

第二十七条 学校设备、规划、教务、科技、财务、资产、监察、审计部门、各学院和采购组负责人应各司其职、紧密配合,完善试剂耗材管理制度体系,不定期对试剂耗材的使用开展监督检查,实现全过程管理,形成良好的校内监督长效机制。建立健全试剂耗材信息公开和回访机制,接受群众监督。

第二十八条 学校各部门、各学院和采购组负责人应自觉接受并积极配合上级主管部门、经费主管部门或其委托的社会中介机构对试剂耗材经费管理和使用情况开展的审计检查。对检查中发现的问题,应及时给予纠正。

第二十九条 学校逐步建立试剂耗材管理信息化平台,健全试剂耗材管理奖惩机制。学校试剂耗材管理专家委员会负责监督与评价试剂耗材管理采购平台运行情况,对试剂耗材管理单位和个人进行考核评价。对规范、科学、有效管理试剂耗材的单位或个人,学校给予表彰和奖励;对组织不力或行为不当的单位或个人进行批评教育;对有不良记录的予以通报批评;情节严重的,将追究有关单位和人员的相应责任。

第七章附则

第三十条 采购组负责人因调动等原因离开学校的,需在离职前办理试剂耗材采购经费结算手续。

第三十一条 学校各部门、各学院应依据本办法在各自职权范围内根据需要制定相应实施细则。

第三十二条 本办法自发布之日起执行,本办法若有与上级文件相抵触条款,以上级文件规定为准。

第三十三条 本办法由学校设备与实验室管理处负责解释。

 

 

 

附件:1.试剂耗材管理专家委员会名单及工作职责

            2.试剂耗材管理工作办事流程