办事流程
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关于进一步加强学术会议、讲座、论坛常规化、规范化管理的办法


关于进一步加强学术会议、讲座、论坛常规化、规范化管理的办法

为规范学院讲座论坛及学术会议管理,提高校园文化生活和学术讲座质量,根据《南方医科大学讲座论坛及大型活动管理办法》以及《南方医科大学关于规范劳务报酬的通知》,结合学院实际,制定本管理办法。

一、总体要求

1.各学术团队、中心举(承)办学术会议(讲座)必须实行审批备案制度,经学院主要领导审批,报相关业务处室报备后举办。未经审批不得举(承)办,财务处不予以审核报销。

2.举(承)办讲座论坛要做到事前有审核、事中有把控,事后有记录备案,促进讲座论坛规范有序开展。

3.涉及邀请国内专家学者作自然科学类会议(讲座),由学院科研办审核,学院主要领导审批,报科技处审批备案后举办。

4.涉及教学会议(讲座)由学院教学办审核,学院主要领导审批,报教务处审批备案后举办。

5. 主讲者、参与者为国(境)外人员的会议(讲座),根据讲座类型(科研、教学、其他)由学院相关职能办公室审核,学院主要领导审批,报国际合作交流处审批备案后举办。

二、 管理办法

(一)邀请对象及劳务酬金标准

聘请校外学者举办学术报告,主讲人一般应为相关领域内的知名专家如:

1.中国科学院、中国工程院院士、国家特支计划的“杰出人才”或“领军人才”;教育部“长江学者”特聘教授;国家杰出青年基金获得者;国(境)外知名大学正教授;国务院学科评议组召集人;广东省特支计划“杰出人才”(南粤百杰)或相当层次人才项目入选者。讲座酬金不高于3000元/场;

2.国家特支计划“青年拔尖人才”、教育部“长江学者青年项目”、“国家优秀青年科学基金”入选者;国务院学科评议组成员;“百千万人才工程”国家级人选;国家级教学名师;“珠江学者”特聘教授或相当层次人才项目入选者,国(境)外知名大学副教授以上职称。讲座酬金不高于2000元/场。

如邀请专家不具备以上学术称号者,经个人报批,学院领导批示后,根据实际情况按照不高于 1000 元/场的标准执行,且费用由邀请PI团队承担。

(二)申报流程

1.会议申报流程:提交申报表及会议通知、议程安排等相关附件报学院各办审核,并提交学院审批,审批通过后由学院各办另行起件报学校相关业务处室审批备案。

2.讲座申报流程:提前一周提交登记表及专家简介报学院各办审核,并提交学院审批,审批通过后由学院各办另行起件报学校相关业务处室审批备案。

3.涉外活动流程:提前一个月提交涉外人员简历、护照复印件、行程安排、经费预算书、邀请函及中文译文和受邀者所在院校简介报学院各办审核,并提交学院审批,审批通过后由学院各办另行起件报学校相关业务处室审批备案。

(三)会后材料报交存档

学术讲座结束后,举(承)办人员应做好讲座资料的整理和存档工作。如有录音、录像资料,送交学院留存。

(四)财务管理

所有讲座会议劳务费报销,需附相应讲座会议 OA 审批件,否则不予报销。

三、附则

本管理办法自通知下发之日起执行,由科研办负责解释。

附件: 1.拟举(承)办国际会议申报表

    2.学术会议/讲座备案登记表

    3.药学院举办各类活动情况登记表