财务窗口业务办理简易指南

作者: 来源: 【更新时间:2014-11-06 16:02:24】

校财字【201319

一、财务业务办理的政策性依据

(一)国家相关财务规章制度

《中华人民共和国预算法》、《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》、《中华人民共和国现金管理暂行条例》、《中华人民共和国发票管理办法》、《行政事业单位内部控制规范》、《事业单位财务规则》、《事业单位会计准则》、《高等学校财务制度》、《高等学校会计制度》等。

(二)校内相关财务规章制度

《南方医科大学贯彻执行三重一大决策制度暂行办法》、《南方医科大学财务管理办法(试行)》、《南方医科大学财务服务指南》、《南方医科大学公务借款管理办法》、《南方医科大学经费报销管理暂行规定》、《南方医科大学资金内部控制办法》、《南方医科大学票据管理办法》、《南方医科大学关于创收及创收资金管理的若干规定》等。

二、 具体规则

(一)经费开支范围

各类经费开支需严格按预算项目申报明细执行,预算中未列明或超出预算范围的开支,财务会不予办理。

(二)经办人员条件

为保证资金安全,对办理财务业务工作人员有以下要求:

1、报销人原则上应为工资关系在我校的在编在岗正式职工,或全职聘用人员。如委托他人代办,双方都需在报销单“经办人”栏签字;

2、借款人必须为工资关系在我校的在编在岗正式职工,或全职聘用人员。需由借款人本人携有效证件至财务处办理,代办无效。

(三)业务办理期限

1、报销业务应在票据取得后及时办理,开具发票时间距报销时间超过一年的原则上发票视为失效。

2、借款业务期限不得超过三个月,前账不清后账不借,有逾期借款未还的项目会被封存,逾期一月以上将停止相关单位借款业务处理。

三、 业务手续

(一)业务单据

借款业务需填制《南方医科大学借款单》,报销业务需填制《南方医科大学报销单据汇总表》,单据请勿自行涂改,填写规范参见财务处张贴的范本。

(二)发票

1发票责任:各单位和个人须对所提供报销票据的真实合法性负责,并与所反映的经济事项保持一致。对于报账中发现的假发票将直接予以没收并进行登记,同时报告学校纪委和主管领导。

2、发票查验:为提高报账效率,建议经办人报销前对票据真伪进行网上查验,金额大(两万元以上)的发票可将查询界面截图作为报销附件。各类发票查验网站如下:

1)广东国税发票、增值税发票:广东省国家税务局主页-办税服务-涉税查询-发票查验;

2)广东地税发票:广东省地方税务局主页-办税服务-涉税查询-电子发票查验及抽奖登记;

3)其他省市发票:至相应省市国税和地税局网站查验。

3、遗失处理:使用发票的单位和个人应妥善保管发票。发生发票丢失情形时,应当于发现丢失当日书面报告税务机关,并登报声明作废;联系发票开具方,取得原发票的存根联或记账联复印件并加盖发票专用章,经主管税务机关确认后,可作为合法凭证入账。

(三)附件

除发票外,还须附相应的公务事项材料,完整真实地反映所发生业务。对于附件不齐论证不充分的单据,财务将拒绝办理并要求补充提供相关资料。各类业务附件要求如下:

1、收款业务。办理收款确认需提供相应资料。

1)财政拨款:相关政府部门下达的拨款通知文件;

2)科研经费收款:纵向课题凭相应科研经费立项书、横向课题凭合作协议确认;

3)测试、会议、培训收费等:测试协议或培训会议通知等相应依据;

4)查询费、版面费等:相应业务单位提供收入明细清单,列明发表人及汇款单位;

5)保险公司赔款:提供发票及保险公司赔款计算书;

6)其他收款:提供汇出单位银行汇款单据,与财务收款单据核对一致方可确认。

2、报销付款业务。

费用类别

日常办公费

文具、纸张、碳粉墨盒等,如发票未开具明细,需附清单并加盖发票专用章。

邮 寄 费

邮寄或快递费,需取得邮局或快递公司开具的发票,仅寄送单不作为报销凭证。

通 讯 费

包括办公电话费、网络使用费、查新费等。网络费需到网络中心开具转账单办理内部转账支付;个人电话费已在工资中发放通讯补贴,根据相关规定不再报销。

版 面 费、

审 稿 费

在发票背面或付款通知上注明文章名称、所发表的刊物名称,国外版面费需附发表文章所在杂志截图或复印件,并符合“涉外费用”附件要求。

印 刷 费

包括打字复印、装订、证书、条幅、展板制作费等,如发票未开具明细,须附清单并盖发票章。

交 通 费

(市内)

1、 公交、地铁、打车费;车辆费(包括燃油、保险(需附保险合同)、维修保养(需附维修清单)、停车、过路过桥等);搬运费、租车费等;

2、 学校未配公车单位,基本公用经费中的交通费预算不含上述车辆费。

试剂、材料、动物费

1、 同一公司发票金额五万以上的,需附相应采购合同(原件,盖单位章);

2、 校内试剂中心、动物中心、教保商场开具的费用凭证,需附明细清单;

3、 涉外采购须符合“涉外费用”附件要求。

会 议 费、

培 训 费

需附会议/培训通知并列明参会/参加培训人员,开票单位如为旅行社,需附会议开支明细(场租、食宿等)并加盖发票专用章。出国(境)会议培训须符合“涉外费用”附件要求。

协 作 费

附立项申请书及协作合同,立项书中应明确协作单位及金额后办理转拨

招 待 费

项目经费、纵向科研经费不得开支招待费;留成经费中招待费开支比例应控制在10%以内。

工程建设、

维修改造

1、 工程项目:支付进度款时需提供中标通知书、合同、概算/预算件、校领导审批件,以及由监理公司、项目负责人、施工方共同确认的进度报告;支付尾款还需提供决算审计报告和项目验收报告。

2、 维修改造项目原则上应进行招投标,须提供经费预算、中标通知书、合同原件、工程决算书、工程验收证明。金额5万元以上的维修改造项目需经审计处审批。

分析测试费

需附合同(盖单位章)及测试结果

图书资料费

1、发票如未列明图书资料名称,需附盖章的采购清单;请勿报销与项目无关的图书资料开支;

2、如为购买图书发放给个人,需附个人签收的发放表。

差 旅 费

(市外)

1、出差过程中发生的交通、住宿等;如为旅行社代订机票、旅店等,发票之外还需附行程单或住宿清单。

2、需附《出差报告单》,写明所有出差人员、职务、出差事由和出差地点,并由相关领导(处级以上人员出差由学校分管领导审批,其他人员由单位正职领导审批)签字审批;

3、处级(含副高)以上人员出差交通可乘坐飞机,其余教职工可乘坐火车硬卧(如遇特殊情况需乘坐飞机,需先报校领导审批),学生可乘坐火车硬座。

人员经费

(包括福利、劳务、补助等)

1、校内教职员工(在学校有工资关系的)及各类学生补助(包括学生科研补助、援外培训班零用钱及生活补贴等)必须通过银行卡转账发放,不支持现金支付。学生补助需先至财务工薪科进行纳税审核再到会计科窗口办理。

2学生科研补助需提供附件:①课题立项申请书并标明预算金额;②发放清单注明学生姓名、银行卡号、金额并由学生签字;③所有学生身份证复印件;④发放清单电子版供银行转账。

3、校外人员填写《校外人员协作劳务费签领表》,注明领款人身份证号并由领款人签字;如需缴纳个人所得税,先至税务会计处开具个税发票再到前台报销。

涉外费用

涉及外币费用(含港澳台)的报销,需附相关费用凭据、信用卡刷卡记录或银行转账记录,及付款当日的央行汇率打印件(可在人民银行网站查询),按照中间价汇率折算人民币金额报销。附件上的所有外文需附中文翻译并由经费负责人签字

资产购置费

购置设备单价1500元以上、家具单价1000元以上、图书累计1000元以上的需到相应部门办理资产卡片:设备登记在设备处,家具登记在总务处,图书登记在图书馆。资产卡片需到资产管理处审核签章后,方可报销;

1、退押金需附押金条原件,报销单需经相应管理部门审核签字;商铺押金退款需先核实租金收取情况。

2、以上内容以外的开支,附相应的公务事项材料。

3、借款业务。须附能支持借款用途的事项依据,具体参见《南方医科大学公务借款管理办法》。

(四)单据附件粘贴方法

各种单据汇总粘贴顺序为:1、报销单汇总表;2、发票等原始凭证(可使用空白纸张作为粘贴单);3、其他附件等。

将所有发票按费用分类,依次错开粘贴到粘贴单上,同一公司的发票应贴在一起,并在报销单汇总表上注明单据张数。每张发票背面需有两个人(经办及证明人)签字。

(五)付款及开票方式

1、实行到票付款、收款开票原则,即报销业务须取得相关发票才能办理,否则应先办理借款,收到发票再核销;收款业务须在款项转入学校账户后,至财务办理收款确认手续才能开具发票。

2、所有代收代付款项(包括返纳工资社保等)遵循先收后支原则,必须收到款项后才予以发放。

3、符合现金付款的情况:单张发票不超过1000元的零星开支(同一单位的连号发票或者同一天开具的发票,累加视为一张处理)、因公出差的差旅费、外币开支可报销现金。其他情况则需选择支票或电汇,学校各单位之间的相互收费,均应办理内部转账手续。

4、广州及周边地区统一为支票付款,异地可采用电汇,支票不可背书转让。

5、不同付款方式应分开填制报销单汇总表,不同公司的支票或电汇应分开填制报销单汇总表。

6、国库经费项目(项目代码为C103开头)若申请现金付款:(1)需符合付现发票要求;(2)报销单合计金额需达5000元以上(项目结余金额小于5000元除外)。

7、如此前有就同一事项发生的借款,须先办理还款或销账,不得另行报销。报销付款方式应与借款付款方式保持一致。

四、业务审批

借款和报销单须经相应审批签字方可办理。为同一事项发生的支出应合并办理,不得为了规避审批权限分拆成几张报销单分开处理。

(一)通用经费借款报销审批

支出

类型

主要内容

经费类别

金额标准

审批层级(Y为需签字)

经费

(项目)负责人

主管

部门

领导

财务处长

分管校

领导

学校主官

预借款

所有开支

所有项目

< 1万元

Y

 

 

 

 

1-5万元

Y

 

Y

Y

 

5万元

Y

 

Y

Y

Y

资产类支出

设备购置、基建修缮等

所有项目

< 1万元

Y

 

 

 

 

1-10万元

Y

Y

 

Y

 

10万元

Y

Y

Y

Y

Y

成本类支出

经常性发生的成本性开支,如学校日常运转发生的通信水电物业工资等、科研材料测试版面费、创收单位的经营性成本(材料、物资采购、合同款项等)

所有项目

< 5万元

Y

 

 

 

 

5-10

万元

Y

Y

 

 

 

10万元

Y

Y

Y

Y

 

费用类支出

非成本的业务消耗性开支(如行政业务费、招待费、差旅费、会议费等管理费用)

科研国库专项经费(CK开头项目)、单位创收经费(B11D开头项目)

< 1万元

Y

 

 

 

 

1-5万元

Y

Y

Y

Y

 

5万元

Y

Y

Y

Y

Y

学校预算经费项目(B0B10开头项目)、日常基本公用经费(A0开头项目)

<5000

Y

 

 

 

 

0.5-5

万元

Y

 

 

Y

 

5万元

Y

 

Y

Y

Y

(二)注意事项

1、所有人员经费、人才引进项目开支须先经人事处审核签章;

2、高水平大学建设、创新强校工程等国库专项项目开支须经归口部门(如发展规划处)审核签章;

3出国(境)(含港澳台)事项须经相关业务部门审批(教职工出国六个月以上由人事处审批,其他情况由国际交流合作处审批),并在费用报销时附相应呈批件;

4、科技经费中,成本类支出10万元以上、资产类和费用类支出1万元以上的在主管部门(学院)领导审批后,须经科技处审核签章;

5、符合学校“三重一大”决策制度中规定的大额资金支出,须经学校办公会审批并附决议:

1)年度预算中100万元以上的工程投资项目(含贷款或引资建设项目)、10万元以上的仪器设备采购或大宗物资和服务采购。

2)使用年度预算中机动经费10万元以上的支出。

3)未列入学校年度预算的追加预算和单项10万元及以上预算外大额度资金的使用。

五、业务流程

(一)一次性收款开票业务

1、登陆财务处网页或致电会计科,查询银行到款情况;

2、确认款项到账后,按照业务办理手续要求,准备各类收款确认需提供的材料;

3、至会计科窗口办理收款确认和开票手续。

1)财政拨款:不开具发票,如有需要可复印银行结算单据作为凭据。

2)非财政拨款的单位收入:开具税务发票,服务业税率5.7%,文化业税率3.46%,租赁业税率17.7%

3)捐赠:凭捐赠协议,开具公益事业捐赠专用收据。

(二)经常性收款开票业务(收费业务)

1、收费申请:到财务收费办公室填制学校《收费立项申请书》;

2、申领票据:到财务结算中心领取相应票据;

3、定期缴款:根据收费量大小确定缴款周期,按时缴纳;

4、以旧领新:在规定时间内到财务办理缴款和票据的以旧领新手续,要求票款一致。

(三)报销及借款业务

1、按照业务办理规则要求,在预算范围内开支,并确定业务经办人员;

2、按照业务办理手续要求,填制相关单据,准备相应票据附件;

3、按照业务审批权限要求,履行相应审批手续;

4、至会计科窗口办理报销付款或借款手续,如为支票付款,请在支票有限期内至银行承兑。

版权所有:南方医科大学财务处
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