第一条为加强学校视频会议系统规范化管理，提高视频会议系统的使用效率，保障视频会议系统高效、安全、可靠运行，结合学校实际，特制定本规定。

第二条学校视频会议系统目前已覆盖学校各校区和直属附属医院主要会议场所，校本部为枫林堂山河厅、枫叶厅。

第三条学校党政办公室负责统筹学校视频会议系统的规划建设和使用管理；网络中心负责视频会议系统的建设实施、主设备的日常管理和技术保障；各会议场所终端设备的日常管理和技术、经费保障由所在单位负责。

第四条为提高系统使用效率，在校本部枫林堂山河厅、枫叶厅举办的规模较大的重要会议，并需要顺德校区管委会、珠江医院、第三附属医院、中西医结合医院、第五附属医院等非校本部人员参会的，原则上必须使用视频会议系统，否则，须向党政办公室说明原因，报校领导批准。

第五条如需召开视频会议，主办单位应提前7个工作日，向党政办公室提出申请，网络中心具体组织实施。

第六条召开视频会议之前，各会场操作人员应准时、全程参加联调测试，保证系统在会前半小时准备就绪。

第七条会议期间，各会场操作人员必须坚守岗位，无关人员一律不得进入设备操作区。主会场视频会议系统操作人员应根据会议需要，及时切换会场画面，了解各分会场的情况。各分会场操作人员应实时监控设备运行状况，确保与主会场联系畅通。

第八条会议期间，如出现设备或网络故障，会场操作人员应及时启动应急预案，排除故障，确保会议顺利进行。

第九条各会场操作人员要建立健全视频会议系统的使用记录，以便网络中心技术支持人员查阅。

第十条本规定由党政办公室负责解释，自印发之日起执行。