关于做好2011年档案收集整理工作的通知

 

学校机关各部（处、室），各学院、附属医院，就业指导中心，顺德校区管委会，基因工程研究所：

为规范我省高校档案管理，进一步加强指导和监督，建立激励机制，省教育厅组织制定了《广东省高校档案工作评估标准》，决定2011年组织实施试点工作，并指定我校作为本科院校的试点单位。

根据学校办公会议决定和校领导有关指示精神，为了顺利组织实施档案综合管理达标升级工作，达到省一级的目标管理标准， 现就2011年档案收集整理工作的有关事项通知如下：

一、时间安排

4月25日前，各单位将归档的档案材料上报学校机关相应的分管部门（学校十二个门类档案立卷部门以及党群类、行政类各二级类目预立卷部门负责的档案门类详见备注）；

5月15日前，党群类、行政类档案各二级类目预立卷的分管部门完成预立卷工作，并向学校党政办档案馆移交；

5月25日前，其他各门类档案立卷分管部门完成组卷、录入工作，并向学校党政办档案馆移交；

党政办将适时组织有关档案管理专家和工作人员，对各单位各部门的档案整理工作进行检查和抽查。

 二、有关要求

按照档案综合管理和达标升级的标准和要求，为顺利开展2011年档案收集整理工作并确保质量，现提出如下要求：

加强领导，科学组织档案管理工作。近四年来，学校档案综合管理进展顺利，2008年、2009年连续两年参加省档案局组织的年度检查评估获得优秀等级，这为我校档案的建设与发展奠定了坚实的基础。但对照国家和广东省有关达标升级的标准，以及先进兄弟院校的水平和质量，我校的档案综合管理仍有很大差距。为此，各单位各部门要充分认识到达标升级工作的重要性、紧迫性和艰巨性，以这次档案达标升级为契机，切实履行工作职责，高度重视本部门、本单位的档案收集整理，指定专人负责，周密部署，全员动员，精心安排工作。特别是个别部门和单位尚未完成历年的档案收集整理工作，要集中组织力量突击完成。

严格要求，确保档案收集整理工作质量。2011年档案的收集整理，必须严格按照教育部和国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》（教育部2008年第27号令）、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局2006年第8号令）以及学校新的《南方医科大学档案综合管理规章制度资料汇编》的有关规定和具体要求，逐项对照，认真收集整理，保证全年档案材料收集齐全、分类准确、组卷科学、录入规范、移交及时，确保年度档案收集整理的高质量。有条件的部门和单位，要拓宽思路，大胆尝试，开展深层次的加工和编研工作，以适应学校档案综合管理不断发展的需要。

备注：学校十二个档案门类分别是：党群类、行政类、教学类、科研类、设备类、财会类、基建类、外事类、产品类、声像类、出版类、实物类；

党群类各二级类目分别是：党务综合、纪检监察、组织统战、宣传、学生工作、工会、团委、保密工作；

行政类各二级类目分别是：行政综合、人事、审计、保卫武装、总务、档案、图书、网络管理、医疗管理、发展规划。

  

 

 

 

 南方医科大学

 

                               二○一一年三月三十日