广东省省直单位

档案工作年度评估办法(试行)

 

    为进一步加强省直单位档案工作，提高档案工作规范化管理水平，更好地为各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《广东省档案管理规定》等法律法规，制定本办法。

一、评估范围

省直各党政机关、省人大机关、省政协机关、省法院、省检察院、省各人民团体、省各民主党派、省属各企业、事业单位、中直驻粤各单位（以下简称“省直单位”）。

二、评估时间

每年11月至12月。

三、评估标准及等级

评估工作以现行的各类型单位档案目标管理考核标准为主要依据，结合每一年度省档案局提出的新要求、布置的新工作来进行。新成立单位或档案目标管理尚未达到省二级标准的单位，必须按照有关法律、法规建立档案工作，逐步达到相关类型档案工作目标管理的省二级标准。

评估设优秀、合格、基本合格、不合格4个等级。根据本年度各项工作完成情况、对本系统下属单位的指导以及工作创新与发展情况，确定评估等级。

有下列情况之一的，当年的档案工作为不合格：

1.没有按规定建立档案工作。

2.没有配备档案保管保护所需要的室库及设施、设备，档案的安全得不到保证。

3.文件材料（含与职能工作有关的各类专门文件材料）归档渠道不顺畅、整理不及时、归档不完整。

4．当年列入移送范围，没有按规定向省档案馆移交档案或移送现行文件、资料。

5.本年度发生了档案损毁、丢失、失泄密等事故或其他违反档案法律法规的行为。

四、评估方法与程序

评估采取单位自检、协作组抽检、专家小组评议相结合的方法进行。程序如下：

（一）单位自检。11月10日前，各单位先进行自检并填写《广东省省直单位档案工作评估登记表》（见附件一，统一为A4幅面。可登录“广东省档案信息网”下载）一式两份报送所在组的组长单位。属省档案馆进馆范围的单位要连同上年度文书档案归档文件目录（或卷内文件目录）一套（纸质版本或电子版）同时报送。

（二）协作组抽检。每年11月11日—11月20日，由协作组组长单位牵头，与组内3-5个单位的档案人员共同组成检评小组，先对组内各单位档案工作进行抽检，抽检的单位数应不少于组内单位总数的40%，而且应逐年轮换，保证每一个单位三年内至少抽检一次。抽检完成后，检评小组应拟定本协作组各单位档案工作的年度评估意见，并填写在各单位所报《年度评估登记表》的相应栏目内。

（三）报送汇总。协作组抽检完成后，各组组长单位将本组《年度评估登记表》及文书档案目录于11月20日前，报送省档案局监督指导处汇总。

（四）专家评议。11月20日—11月30日，省档案局将组成专家小组对各单位档案工作进行评议，得出年度评估的结论。专家小组由省档案局有关人员与各协作组组长组成。

（五）通报奖惩。

12月20日前，省档案局通报本年度的评估情况，并向各单位反馈评估意见。

对评估为优秀的单位省档案局将通报表扬，并建议受表扬单位领导对相关人员进行表彰或奖励。

对评估为基本合格的单位，要针对存在的问题限期半年进行整改。整改期满须将整改情况书面报送省档案局监督指导处。省档案局将组织专人进行现场检查确认。

评估为不合格的单位须限期整改，到期仍达不到合格要求的，已评定档案目标管理等级的单位，将被取消原已获得的目标管理等级，并在省直单位中通报批评。对严重违反《档案法》和《广东省档案管理规定》等法律法规的单位，省档案局将通过行政执法检查进行处理。

五、附则

（一）各主管部门可参照本办法对下属单位的档案工作进行评估。

（二）本办法由广东省档案局负责解释，自2006年5月1日起执行。广东省档案局1998年印发的《对档案综合管理已达标单位的复查办法》（粤档发〔1998〕21号），不再执行。

附件：《广东省省直单位档案工作年度评估登记表》

 

附件：

 

广  东  省  省  直  单  位  档  案  工  作

年  度  评  估  登  记  表

 

 

 

 

 

 

 

        单位名称                            （盖章）

 

        全 宗 号   

       

填报日期         年     月     日

 

 

 

 

 

 

 

广 东 省 档 案 局 制

 

说    明

 

一、各单位按本登记表栏目认真填写，所填内容要求真实无误。

二、本登记表一式两份。

三、表中列举的项目，若本单位没有，应在相应栏内填写“无”。

四、“档案人员数量”栏填档案室或档案科专职档案人员的数量，“直属单位的数量”是指本单位所属二级机构的数量，不包括内设处室。

五、“对本系统档案工作的监督指导”栏内填写本年度在对本系统档案工作进行监督指导过程中所进行的工作，比如组织了协作组活动、召开档案工作会议、组织培训、制定本系统档案工作的规范性文件等。

六、“室藏档案数量统计”栏中，统计范围包括按有关规定应归档的各种门类和载体的档案。[专门档案]栏中应填写本单位专门档案的具体名称及数量，超过两种的可自行增加栏目。

七、“档案管理情况”中有关档案的数量分“卷”、“件”两种保管单位，要求根据各年度档案整理所采用的方法不同分别填写。比如，室藏档案用立卷法整理的共有多少“卷”，以件为单位整理的共有多少“件”，两个数字分别统计不能交叉。

 

一、基 本 情 况

单位分管 领导姓名

职  务

电 话

分管部门

领导姓名

职 务

电 话

档案室 人员数量

档案工作 联系人姓名

职务 （职称）

电 话

直属单位 数  量

其中已实现档案工作目标管理的数量

有无本年度档案 工作计划、总结

对本系统档案工作 的监督指导

二、档 案 管 理 情 况

是否已完成上年度文件材料归档整理

归档 是否齐全

是否已按规定制作档案目录

有无及时补充全宗卷内容

数量   类型

室藏档案数

本 年 度 增 加 数

本年度 移交进馆数

已归档电子文件数

卷

件

卷

件

卷

件

份

存储介质

文书档案

永久

长期

短期

会计档案

基建档案

设备档案

科研档案

照片档案

实物档案

[专门档案]

[专门档案]

合   计

三、室 库 设 施

室库 面积

密集架 （列）

标准箱柜（套）

计算机（台）

去湿机（台）

空调机 （台）

扫描仪（台）

刻录机（部）

消防设备

其他设备

四、开 发 利 用

本年度 利用档案情况

人次      卷次              件次

有无续编

大事记（ ）  组织机构沿革（ ） 基础数字汇编（ ）

本年度新增 编研材料

五、档 案 信 息 化

是否已开通 办公自动化系统

开通时间

其中是否包含 档案管理模块

已归档 电子文件份数

其中室藏档案 已扫描份数

有 无 脱机备份

档案管理 软件名称

已录入电脑 目录数量（条）

案卷级

占室藏档案总量比例

文件级

是否已将档案信息化纳入 本单位信息化建设统一规划

是否已制定 实施方案

自 检 意 见

单位分管领导签名：          （单位盖章）               年    月    日

协 作 组 检 评 意 见

协作组检评人员签名： 年    月    日

专 家 组 评 估 意 见

组  长  签  名：           年    月    日

省 档 案 局 审 核 意 见

（ 盖  章 ）                              年    月    日