南方医科大学学生科学技术协会
档案管理制度
一、宗 旨
为规范校学生科协活动和人事信息的汇总工作;建立务实便捷的信息查阅渠道;使各项工作在已有的基础上更好的更新的创新前进;并减轻很多不必要的重复工作量,特制定本制度
二、 档案管理
(一)部门职能
校学生科协的文档管理工作由秘书处负责.秘书处应及时对校学生科协的各级文件、会议记录及其他资料进行整理、存档.
(二)档案分类:(按保密级别从高到低排列)
1.各级文件(包括党委文件、团委文件、校学生科协文件等);
2.校学生科协工作制度
3.校学生科协各重要活动的计划、内容、现场流程表、事后总结等;
4.校学生科协干部档案(校学生科协人员信息登记表);
5.校学生科协及各部门学期工作计划和总结;
6.会议记录；
7.校学生科协各类奖品、书报杂志、来往信函。
(三)存档方法
1. 按文种组卷、按成文时间排序编号,以利于查找。
2．建立电脑文档,储存磁盘文件,以减轻工作量.(电脑文档要善文件夹分类管理)。
3．校学生科协所获得的奖品、纪念品由秘书处负责统一保管。
4．对发生时间在两年以前的资料进行分类打包封存。
(四)建档文件
凡因举办我校各重大活动和其他具重要意义事件所形成的活动资料(应包括计划、现场流程表、现场摄影和照片、事后成功经验和漏洞总结等一系列)与人员信息,均可归档、整理、立卷。
(五)文档使用
1、全部档案存于秘书处档案柜,有秘书长总负责
2、凡中途离职、撤职、辞职干部,其个人档案在其离职之日撤除总档案.
3、干部任职期满之日,应保留干部的个人档案至其毕业,供评价其工作成绩和毕业时推荐就业之用.
4、 任何部门或个人需要向秘书处借阅有关文件时,必先提出申请,经秘书处视文件的总体程度做出合理安排,填写“档案借阅登记表”,方可借阅.
5、校学生科协部级以上(含部长)工作人员方有资格借阅有关文档,其他人员档案借阅需要由本人提出申请,经部长签字同意,秘书长批准,档案出借期间责任由部长负责.
6、当清理档案时,对两年以上的档案,应打包封存,并注明起止时间,内容.如要销毁,必须经上级机关审查,一般每四年清理销毁一批不具备保留意义的档案.
(六)借阅程序
1.档案具备“档案借阅登记表”(秘书处)
2.内部人员借阅资料时,应办理好登记手续(包括资料内容,借阅时间,借阅人,联系方式,证明人等)并及时归还.
3.其他各单位借阅资料时,应提出申请,做好登记手续,外借档案不得为档案原件.
南方医科大学学生科学技术协会
活动开展申请程序制度
为了使南方医科大学学生科学技术协会（以下简称：科协）各项活动的施行更加制度化、合理化、有序化，使科协的各项制度更加完善，使科协的工作体系日趋成熟，进而加强作风建设，提高工作效率，以更好的服务同学，服务校园。科协特制定活动开展申请程序制度试行办法如下：
（一） 任何部门开展活动（首要按照协会的学期计划来执行，如有特殊情况，非计划之中的活动）必须在活动开始之前半个月以上，向主席团递交《活动计划》和《南方医科大学学生科学技术协会活动开展申请表》各一份，由科协主席团进行初步审查。
（二） 经主席团初步审查通过后，递交至校团委处进行第二次审查，再次通过后则视活动通过所有审查，方可正式进行活动的各项准备工作。
注：1、申请递交时间可视具体情况有所改变但必须向有关负责人说明情况。
2、 任何部门不得在未实行以上规定的各项程序的情况下举行校园范围内的大、中型活动，否则视情况对相关责任人予以不同程度的处罚。
3、《南方医科大学学生科学技术协会活动开展申请表》见附表
本制度最终解释权归南方医科大学学生科学技术协会秘书处。
附：
南方医科大学学生科学技术协会
活动开展申请表 |
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申请部门 |
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申请人 |
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申请时间 |
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申请活动名称 |
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活动简述（包括活动内容，举行时间﹑地点，经费预算等） |
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申请活动
部门部长意见 |
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主席团意见
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校团委意见 |
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本申请表解释权归南方医科大学学生科学技术协会
南方医科大学学生科学技术协会会议制度
为更好的发挥校学生科协在广大同学中的积极作用，进一步提高校学生科协的工作效率，促进校学生科协各项工作的规范化，特制定以下会议制度：
主席团会议（扩大会议）
会议目的：总结上一阶段工作，解决工作中存在的问题，研究下一阶段的工作，交流经验、优势互补、完成理事单位交接。
会议时间：会议每月一次，于月初或月底召开，寒暑假期间停开，如因特殊情况变动召开时间，由校学生科协秘书处另行通知。
与会人员：会议与会人员为科协办公室成员各学院分会主席团代表
会议方式：会议由校学生科协秘书处承办，各学院分会也可以向校学生科协秘书处提交申请并协调后进行承办。会议地点由各承办单位准备、提供。
会议由当届校学生科协秘书长主持，各汇报人向主席团汇报工作，秘书处记录并存档。会议达成的决议和会议内容各分会要积极传达、学习。
每次会议，各汇报人须提前3日将前一阶段工作重点一式两份交至校学生科协秘书处。工作要点须涵盖全面、重点突出，应包括相应基层学院分会的工作摘要。
全委会及全委会扩大会议
每学期一次，校学生科协全体成员及各学院分会代表共同商议关系校学生科协发展和全校学生权益的重要事项。校学生科协及各学院分会换届后应召开全委会扩大会议，通过选举增补新的委员。
专门委员会工作会议
针对校内外大型活动组成的专门委员会可在主席团的领导下召开专门委员会工作会议。
主席联席会议
为研究和处理紧急或重大事情，校学生科协主席可临时召集各分会主席召开理事办公会。如无特殊情况，理事联席会议每两周一次。
校学生科协部长级以上工作例会
会议时间：XX年XX月XX日
会议地点：XXXXXXX
与会人员：校学生科协主席团成员及各部部长、副部长。
会议主持：由值班副主席主持。
会议程序：
1、 各部长进行上周的工作总结和对本周进行工作计划；
2、 如果有大型活动正在或者即将举办，由该活动主要负责部 门对该活动进行工作布置和工作开展进程通报；
3、 主席团对学生科协工作进行总体总结及布置；
4、 秘书长按照主席团的建议提出整体要求。
会议记录：秘书处负责会议记录，整理成学生科协周历表，并将学生科协周历表电子文档发至学生科协网站并交校团委备案。
会议考勤：秘书处负责人数清点及迟到、缺席的记录。
会议请假：未能到会者须提前向秘书处书面或电话请假。
注意事项：
1、 会议期间必须关闭通讯工具或将其调至静音状态；
2、 会议中要求保密的事项，各成员必须保密；
部门会议
会议时间：基本按照各部门特殊情况而自定，但至少每两周一次总结性部门会议，具体时间自定
会议地点：各部门自定课室
与会人员：该部门部长或代理部长、副部长；分管该部门的主席团成员将视情况决定是否参加会议。
会议主持：
1、 有该部门部长或代理部长主持
2、 该部门部长或者代理部长决定会议的程序，并安排人员进行会议记录、会议考勤和维持会场纪律。
注：与会人员应准时到会，因特殊原因不能到会的须向校学生科协秘书处书面请假。对无故迟到或缺席者，要认真做好记录，定期将考勤情况公布，作为评优的重要依据。
本制度解释权归南方医科大学学生科学技术协会所有
南方医科大学学生科学技术协会
办公室值班制度
为了加强南方医科大学科学技术协会的内部管理、增强凝聚力与战斗力，充分调动科协成员的工作积极性、提高思想觉悟及综合素质，确保校科协工作的高效、有序进行，现拟实施《南方医科大学学生科学技术协会办公室值班制度》。具体实施内容如下：
一、值班人员及时间安排
1、 校学生科协值班实行部长带班制度，每次值班人数为3人。具体人员分配情况如下：值班部门部长或副部长一名（作为值班负责人），值班部门理事两名。
2、 各部按照值班次序表轮流值班，每部门一周。时间为周一至周五，中午11：30——13：00，下午16：30——17：30，晚上19：30——21：30。值班地点：校科协办公室。部门值班次序：秘书处——组织联络部——策划实践部——网络宣传部。（节假日暂不安排值班，如有需要，根据现实情况临时予以布置。）
二、值班注意事项
1、 值班人员须按要求填写统一的值班表，并妥善保管。
2、 值班时，所有人员不得干与工作无关的事情。
3、 值班部门在值班当日负责管理办公室内的物品及室内卫生。要求置物有序，节约用电，离开值班室前关好门窗。如发现违反者，将严肃批评。
4、 值班期间不得在办公室吸烟、 利用办公室电话闲聊、大声喧哗、随意打闹、坐桌子、吃零食等不雅行为，不得进行打牌、下棋等娱乐活动，要自觉维护好校学生科协形象。
5、 值班情况由办公室负责监察记录，作为部门评定的标准。
三、值班记录要求
记录学生接待情况以及电话接听情况。如有人来访，应礼貌接待，及时记录。应注意在值班表上记录来访者来访时间或电话打入时间，通话内容，对方联系方式，是否需要报告主席团或各部门，应在几日内答复等要点。对电话来访要礼貌接听，在接听学生拨打进来的反应有关问题的电话时，应注意自己的通话态度，一定要做到有问必答，热情以对。不允许一推了之，含糊其词。遇到不能解决的事物，可以向当日值班部长或副主席、主席报告。
四、值班人员要求
注重仪表，着装整齐大方。值班人员按时值班，遵守值班制度，不能出现迟到、早退或无故不来现象。有事须提前向办公室请假，并择期补班。
五、值班室材料管理
1、值班室的书籍、报纸、杂志及其它所有用具不得随意外借或私自带出，如需借阅，必须经当天值班负责人同意并做好记录
。
2、值班室的档案、文件、资料未经办公室主任同意不得私自外借，如需借阅，必须向办公室主任申请经同意后方可外借，并做好记录。
3、借阅人必须爱护所借资料，不得私自涂画，损坏。
4、借出的物品必须按时归还经手借出人。
六、值班责任归属
值班人员迟到或早退一次、请假两次视为一次责任事故。一次无故不来视为一次重大责任事故（责任事故的具体惩罚标准参考《南方医科大学学生科学技术协会考核制度》）。
值班人员如有办事、接待、处理问题不当，产生一定负面影响或较为严重后果的，追究部门及其个人责任。
值班部门人员与学生科协办公室人员间相互监督考勤情况。若出现缺勤情况，需及时将缺勤人员及所属部门、缺勤具体时间等情况登记清楚，以备考核之需。
附则 本制度自公布之日起实施，解释权归南方医科大学学生科学技术协会。
南方医科大学学生科学技术协会考勤制度
为保证学生科学技术协会（以下简称科协）各项工作的顺利开展，加强科协成员的组织纪律性，完善管理体制，提高工作效率，培养时间观念，特制定本制度：
第一条 考勤以点名签到的形式，考勤记录由秘书处负责管理。
第二条 科协主席团会议、科协全体骨干成员例会及科协组织
的各种大型活动的考勤均由秘书处负责。
第三条 各部的单独会议、活动的考勤则由各部部长或分管项目的负责人负责，事后由各部部长或分管负责人向秘书处上交相关的考勤记录。
第四条 凡科协的例会、临时会议、大型活动、值班及各项活动，应到人员应按规定时间到达指定地点，不得迟到、早退或缺席，有病有事须提前向相关负责人或主席团请假。一学期请假的次数不得超过五次，超过五次者按旷会处理（依次积累）。
第五条 应到人员因故不能出勤者，应提前向相关负责人出具假条及证明，经同意后方可准假，并安排他人代为出勤。因故不能自行安排的，由分管负责人安排他人接替。除遇特殊情况，严禁活动当天请假，严禁事后补假。
第六条 因上课、生病、意外事故、参加院系重大活动或紧急工作任务不能事先请假的，应在事后1天内向分管负责人说明原因，并按程序补交假条。
第七条 请假实行干事向副部长、副部长向部长、部长向主席团逐机级向上提交的制度。
第八条 无故迟到、早退或缺席科协的会议、活动、值班者，例会上给予口头通报批评，一学期无故缺勤3次及其以上者，按自动退出科协处理（迟到或早退2次按缺勤1次计）
第九条 本制度自公布之日起实行。
第十条 本制度解释权归南方医科大学学生科学技术协会秘书处所有。
南方医科大学学生科学技术协会选举制度
南方医科大学学生科学技术协会选举制度采取民主选举制度。实施民主选举，对于充分发扬民主、调动会员和协会领导干部的积极性、密切协会领导组织与会员的联系、推进民主建设进程，具有十分重要的意义。
1、完善各级领导干部的换届改选工作，严格执行民主选举制度，保障会员的民主权利。
2、协会主席直选。其他部门的相关领导可以采用不指定候选人、公开竞争、直接选举的办法产生。在没有候选人的情况下通过自荐、组织推荐和学生推荐相结合的办法产生候选人建议人选；对推荐、自荐的报名者进行资格审定，经辅导员（班主任）和校团委的审核，并报上级相关组织批准后，进行张榜公示；召开选举大会举行竞职演说，经民主选举投票产生协会各部门领导干部，报校团委审批后任职。
3、科协负责人公推公选。公推公选打破了以往考核提名候选人再进行选举的惯例，创新了学生干部选拔任用的新机制。公推公选原则上分为公开推荐、公开竞选和综合评价三个阶段。参与者可以个人自荐，也可以组织推荐和学生推荐。在民主推荐中，把学生科协负责人的任职资格、选拔方法和程序在校内公开，通过逐轮筛选，演讲答辩，并对候选人进行考核产生出建议人选，并将建议人选的有关情况在校内公示，使推荐出的人选既有广泛的群众基础，又有能干事、肯干事的素质和能力。在公推公选中的各个阶段，要确保广大会员对选拔任用工作的知情权、参与权、选择权和监督权，进一步激发会员的参与热情，扩大参与面。
4、投票采取无记名投票表决。表决时，必须有三分之二以上的委员到会。对推荐人选的表决，以赞成票超过应到会委员的半数为通过。缺席的委员不得委托他人投票，也不另行投票。表决结果要当场宣布，如有特殊情况，也要保证在一周内公布选举结果。
南方医科大学学生科学技术协会辞呈制度
为了更好地处理学生科学技术协会（简称：学生科协）内人员的调动,安排各项工作的开展,并强化对各部门人员的管理,进一步完善学生科协管理制度,现根据《南方医科大学学生科学技术协会章程》对本会人员辞呈做出如下有关规定:
一.学生科协有权辞退不合格的人员,成员也有辞职的自由,但必须按离职流程规定办理有关手续;成员加入学生科协后,双方都必须严格遵守有关的管理规定,成员不得随意辞职,学生科协也无权无故辞退成员.
二.干事级的成员辞呈必须提前以书面形式通知所属部门（提前一个月以书面形式申请），部长交秘书处审核通过后,由秘书处上报主席团审议批准。该人员按"学生科协成员辞呈流程表"顺序办理有关手续，由秘书处监督办理完所有手续后，该成员正式离职.
三.副部长级或以上的人员辞呈必须提前两个月以书面形式通知秘书处,经秘书处审核通过后上报主席团审议批准.该人员按"学生科协成员离职流程表"顺序办理有关手续，由秘书处办理完所有手续后，该成员正式离职.
四.在正式提出辞呈申请书到正式离职的这一个或两个月内,该人员仍属学生科协成员,应照常参加学生科协的一切工作,遵守学生科协的一切规定.
五.申请人必须认真填写《南方医科大学学生科学技术协会人员辞呈申请表》,尤其应详细写明辞呈原因,若是因私人原因并不便公开的可另外写明,经秘书处可省略.
六.若有关部门经考虑存在特殊情况(如学生科协因人手不足暂不能调配人员接替工作等),秘书处有权暂不批准其辞呈申请,往后再作考虑,申请人应服从有关安排.
七.若申请人未经批准即强行离职,本会有权不发给该人员离职证明与曾任职证书.
八.申请人有义务把由于其个人的离职对学会科协所造成的影响降到最低.
九.申请人经批准正式离职,并办妥移交手续后学生科协发给其正式离职与曾任职证明.
本制度根据学生科协的各项有关归定编写,对南方医科大学学生科学技术协会全体人员均有效.
本制度于科协主席团核准之日起生效，最终解释权归南方医科大学学生科学技术协会所有。
附：
南方医科大学学生科学技术协会人员辞呈流程
1.辞呈人员提前相应的时间填写《南方医科大学学生科学技术协会人员辞呈申请表》向秘书处或所属部门部长提出申请
2.申请表应一式两份,一份由辞呈人本人保管,一份由学生科协保管存档
3.秘书处或部长经考虑批准后在申请表上签名并把申请表上交主席团作进一步审核
4.主席团经考虑批准后在申请表上签名并把申请表上交校团委作进一步审核
5.校团委审核批准后在申请表上盖章,并开出正式离职证明与曾任职证书
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五、值班室材料管理
1、值班室的书籍、报纸、杂志及其它所有用具不得随意外借或私自带出，如需借阅，必须经当天值班负责人同意并做好记录
。
2、值班室的档案、文件、资料未经办公室主任同意不得私自外借，如需借阅，必须向办公室主任申请经同意后方可外借，并做好记录。
3、借阅人必须爱护所借资料，不得私自涂画，损坏。
4、借出的物品必须按时归还经手借出人。
六、值班责任归属
值班人员迟到或早退一次、请假两次视为一次责任事故。一次无故不来视为一次重大责任事故（责任事故的具体惩罚标准参考《南方医科大学学生科学技术协会考核制度》）。
值班人员如有办事、接待、处理问题不当，产生一定负面影响或较为严重后果的，追究部门及其个人责任。
值班部门人员与学生科协办公室人员间相互监督考勤情况。若出现缺勤情况，需及时将缺勤人员及所属部门、缺勤具体时间等情况登记清楚，以备考核之需。
附则 本制度自公布之日起实施，解释权归南方医科大学学生科学技术协会。
南方医科大学学生科学技术协会考勤制度
为保证学生科学技术协会（以下简称科协）各项工作的顺利开展，加强科协成员的组织纪律性，完善管理体制，提高工作效率，培养时间观念，特制定本制度：
第一条 考勤以点名签到的形式，考勤记录由秘书处负责管理。
第二条 科协主席团会议、科协全体骨干成员例会及科协组织
的各种大型活动的考勤均由秘书处负责。
第三条 各部的单独会议、活动的考勤则由各部部长或分管项目的负责人负责，事后由各部部长或分管负责人向秘书处上交相关的考勤记录。
第四条 凡科协的例会、临时会议、大型活动、值班及各项活动，应到人员应按规定时间到达指定地点，不得迟到、早退或缺席，有病有事须提前向相关负责人或主席团请假。一学期请假的次数不得超过五次，超过五次者按旷会处理（依次积累）。
第五条 应到人员因故不能出勤者，应提前向相关负责人出具假条及证明，经同意后方可准假，并安排他人代为出勤。因故不能自行安排的，由分管负责人安排他人接替。除遇特殊情况，严禁活动当天请假，严禁事后补假。
第六条 因上课、生病、意外事故、参加院系重大活动或紧急工作任务不能事先请假的，应在事后1天内向分管负责人说明原因，并按程序补交假条。
第七条 请假实行干事向副部长、副部长向部长、部长向主席团逐机级向上提交的制度。
第八条 无故迟到、早退或缺席科协的会议、活动、值班者，例会上给予口头通报批评，一学期无故缺勤3次及其以上者，按自动退出科协处理（迟到或早退2次按缺勤1次计）
第九条 本制度自公布之日起实行。
第十条 本制度解释权归南方医科大学学生科学技术协会秘书处所有。
南方医科大学学生科学技术协会选举制度
南方医科大学学生科学技术协会选举制度采取民主选举制度。实施民主选举，对于充分发扬民主、调动会员和协会领导干部的积极性、密切协会领导组织与会员的联系、推进民主建设进程，具有十分重要的意义。
1、完善各级领导干部的换届改选工作，严格执行民主选举制度，保障会员的民主权利。
2、协会主席直选。其他部门的相关领导可以采用不指定候选人、公开竞争、直接选举的办法产生。在没有候选人的情况下通过自荐、组织推荐和学生推荐相结合的办法产生候选人建议人选；对推荐、自荐的报名者进行资格审定，经辅导员（班主任）和校团委的审核，并报上级相关组织批准后，进行张榜公示；召开选举大会举行竞职演说，经民主选举投票产生协会各部门领导干部，报校团委审批后任职。
3、科协负责人公推公选。公推公选打破了以往考核提名候选人再进行选举的惯例，创新了学生干部选拔任用的新机制。公推公选原则上分为公开推荐、公开竞选和综合评价三个阶段。参与者可以个人自荐，也可以组织推荐和学生推荐。在民主推荐中，把学生科协负责人的任职资格、选拔方法和程序在校内公开，通过逐轮筛选，演讲答辩，并对候选人进行考核产生出建议人选，并将建议人选的有关情况在校内公示，使推荐出的人选既有广泛的群众基础，又有能干事、肯干事的素质和能力。在公推公选中的各个阶段，要确保广大会员对选拔任用工作的知情权、参与权、选择权和监督权，进一步激发会员的参与热情，扩大参与面。
4、投票采取无记名投票表决。表决时，必须有三分之二以上的委员到会。对推荐人选的表决，以赞成票超过应到会委员的半数为通过。缺席的委员不得委托他人投票，也不另行投票。表决结果要当场宣布，如有特殊情况，也要保证在一周内公布选举结果。
南方医科大学学生科学技术协会辞呈制度
为了更好地处理学生科学技术协会（简称：学生科协）内人员的调动,安排各项工作的开展,并强化对各部门人员的管理,进一步完善学生科协管理制度,现根据《南方医科大学学生科学技术协会章程》对本会人员辞呈做出如下有关规定:
一.学生科协有权辞退不合格的人员,成员也有辞职的自由,但必须按离职流程规定办理有关手续;成员加入学生科协后,双方都必须严格遵守有关的管理规定,成员不得随意辞职,学生科协也无权无故辞退成员.
二.干事级的成员辞呈必须提前以书面形式通知所属部门（提前一个月以书面形式申请），部长交秘书处审核通过后,由秘书处上报主席团审议批准。该人员按"学生科协成员辞呈流程表"顺序办理有关手续，由秘书处监督办理完所有手续后，该成员正式离职.
三.副部长级或以上的人员辞呈必须提前两个月以书面形式通知秘书处,经秘书处审核通过后上报主席团审议批准.该人员按"学生科协成员离职流程表"顺序办理有关手续，由秘书处办理完所有手续后，该成员正式离职.
四.在正式提出辞呈申请书到正式离职的这一个或两个月内,该人员仍属学生科协成员,应照常参加学生科协的一切工作,遵守学生科协的一切规定.
五.申请人必须认真填写《南方医科大学学生科学技术协会人员辞呈申请表》,尤其应详细写明辞呈原因,若是因私人原因并不便公开的可另外写明,经秘书处可省略.
六.若有关部门经考虑存在特殊情况(如学生科协因人手不足暂不能调配人员接替工作等),秘书处有权暂不批准其辞呈申请,往后再作考虑,申请人应服从有关安排.
七.若申请人未经批准即强行离职,本会有权不发给该人员离职证明与曾任职证书.
八.申请人有义务把由于其个人的离职对学会科协所造成的影响降到最低.
九.申请人经批准正式离职,并办妥移交手续后学生科协发给其正式离职与曾任职证明.
本制度根据学生科协的各项有关归定编写,对南方医科大学学生科学技术协会全体人员均有效.
本制度于科协主席团核准之日起生效，最终解释权归南方医科大学学生科学技术协会所有。
附：
南方医科大学学生科学技术协会人员辞呈流程
1.辞呈人员提前相应的时间填写《南方医科大学学生科学技术协会人员辞呈申请表》向秘书处或所属部门部长提出申请
2.申请表应一式两份,一份由辞呈人本人保管,一份由学生科协保管存档
3.秘书处或部长经考虑批准后在申请表上签名并把申请表上交主席团作进一步审核
4.主席团经考虑批准后在申请表上签名并把申请表上交校团委作进一步审核
5.校团委审核批准后在申请表上盖章,并开出正式离职证明与曾任职证书
