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关于做好通用类办公设备清查工作的通知
作者:周红莉   时间:2018-09-21   点击数:

学校机关各部(处、室),各直属单位,各学院,资产经营公司,顺德校区管委会:

为进一步规范学校通用类办公设备的管理,清理陈旧资产,盘活闲置资产,合理配置资源,将组织开展办公设备清查工作。现将有关清查事宜通知如下:

一、清查范围

校本部各单位、顺德校区

二、清查内容

部分通用类办公设备:

1、台式电脑

2、笔记本电脑

3、平板电脑

4、照相机

三、清查基准日

本次清查以2018年8月31日为资产清查的基准日。

四、清查方法

(一)各单位自查,按照《部分办公设备在账表》(附件1)的数据进行对比,在规定的时间内完成自查工作,逐一核对本单位设备,上报清查结果。  

(二)根据各单位的自查结果,国有资产管理处和设备与实验室管理处进行全面复查,复核各单位上报的清查结果,向学校提交清查工作报告。

五、清查时间安排

(一)前期准备阶段(2018年9月17日-9月21日)

制定清查方案,布置清查工作;设备清查工作负责人由本单位领导担任,同时确定1名工作人员作为清查工作联络员,填报《设备清查工作人员信息表》(附件2)。

(二)自查核实阶段(9月21日—10月21日)

1、账物核对阶段。根据《部分办公设备在账表》(附件1筛选出本单位数据,对应实物张贴标签,判断设备的实物情况,提交《各单位办公设备自查情况汇总表》(附件3)。

2、各类处置设备的申请和资料准备阶段。各单位完成账物核对后,经设备与实验室管理处审核,对设备存在异常情况的资产,按照《南方医科大学国有资产处置管理细则》(校资字[2018]3号)文件要求,由各单位登录“南方医科大学资产管理平台”提出设备处置及设备变更申请,并提供相关佐证材料,经学校认定后履行相关手续。具体办理手续如下:

1)盘盈的设备(在资产清查基准日无账面记载,但单位实际占有使用的实物),填写《固定资产清查盘盈登记表》(附件4),注明原因、使用状况、存放地点等,由单位负责人签字、加盖公章。需要提供的佐证材料:设备盘盈情况说明,盘盈资产的价值确定依据(该设备的发票、合同或同类资产的市场价格、类似资产的购买合同、发票等资料)。

2)报损的设备(指对已发生的资产呆帐损失及其他非正常损失),在“南方医科大学资产管理平台”提交申请,生成《固定资产报失申请单》,按资产报损的处置方式提供佐证材料,申请资产报损。各类报损材料具体包括:

①资产名称、数量、规格、性能、用途、价值凭证(如购货发票或收据、工程决算副本、记账凭单影印件、固定资产卡片等)及产权证明;

②损失价值清单;

③造成损失的有效证明:

*退休、调出、出国等:学校开具的相关证明;

*被盗损失:出具公安机关证明;

*盘亏:个人出具情况说明,签字并加盖单位公章,或由单位出具情况说明,单位负责人签字并加盖公章;

*损毁:个人或部门负责人说明并签字;

*贪污诈骗损失:个人或部门负责人说明并签字;

*司法败诉强制执行损失:出具司法机关证明。

④对非正常损失责任者的处理文件。

3)待报废的设备,在“南方医科大学资产管理平台”提交申请,生成《固定资产报废申请》,按要求签字盖章后提交设备与实验室管理处。已经报废的设备在资产管理系统仍显示在账的,需要提供原报废证明材料。

(三)复核阶段(10月22日—11月22日)

由国有资产管理处、设备与实验室管理处组成复核小组,对各单位开展的设备清查工作自查情况进行复查、审核;如相关单位发生漏报、错报或账物不符等情况,将予以修正,并由该单位出具书面说明;完成复核工作后,将向学校提交设备清查工作报告。

六、清查要求

(一)加强领导,高度重视

此次清查是规范学校设备管理的重要举措,请各单位领导高度重视,组织相关人员做好宣传动员,充分认识设备资产管理工作的重要性。

(二)精心组织,按期完成

请各单位按照通知要求,组织好本单位设备资产清查工作,指定一名熟悉业务、责任心强的人员负责资产清查,切实履行工作职能,确保清查工作按时高质量完成。

(三)遵守纪律,依法办事

设备资产管理工作应严格按照相关管理规定执行,请各单位认真抓好此次设备清查工作质量,确保清查工作做到不疏、不漏、不重,准确反映资产管理情况

请各单位于9月21前将《设备清查工作人员信息表》excel文档和领导签字盖章件pdf文档)通过OA传阅至设备与实验室管理处,各单位具体负责清查工作的人员请加入工作交流群(QQ:516868198);10月12日前提交《各单位办公设备自查情况汇总表》(excel文档和领导签字盖章件pdf文档),涉及设备处置及设备变更的情况,请于10月22日前提交《固定资产清查盘盈登记表》和相关申请表(纸质版签字盖章件一式三份)及佐证资料。


附件:1.《部分办公设备在账表》

2.《设备清查工作人员信息表》

3.《各单位办公设备自查情况汇总表》

4.《固定资产清查盘盈登记表》




设备与实验室管理处

2018年9月17


(联系人:周红莉、陈玉和,电话:62789204、61647748)