经费报销相关说明
(一) 审核报销的工作流程
首先整理并粘贴好原始凭证（发票、车票等），填写报销单（借款单、差旅费报销单、领款表等），再将需签字审批的票据办好签批手续，然后到财务与资产管理处核算办公室报销。
(二) 对外报销时间的安排
1．每周的周一至周五（除周二账务结算及业务学习培训、周五下午政治学习之外）的报账时间为上午8:00-11:30，下午2:30-5:00。
2．每月的最后一个工作日为结账日，不对外报账。
3．每年12月20-31日为年终决算期间，只办理报账，不办理借款，特殊情况除外。
4．寒暑假期间，财务与资产管理处根据工作需要安排集体值班或轮流值班，具体值班时间于放假前公布。
(三) 大写金额数字的书写
壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、元、角、分、整（正）。
(四) 经费项目名称的说明
学校现有项目分为A字、B字、C字、D字、K字开头五种类型。其中：
1．A、B字开头项目为学校年初预算安排的项目，A001-A005开头的项目为基本公用经费；A007为教学部门下拨到各院、系的教学经费；A008为研究生院下拨的研究生个人业务费；B00开头的经费为学校年初预算安排的专项经费；B10为学校职能部门下拨的个人课题经费和部门教学创收留成经费。按照零基预算原则，A、B字开头的项目中除了A008和B10开头的项目年底不归零外，其他项目按照预算编制要求年底都要归零。
2．C字开头的项目为广东省下拨的专项经费，此类项目属于专项经费，要专款专用，根据任务可以跨年度使用。
3．D字开头的项目为学校代管经费和单位创收留用经费，此类项目可以跨年度使用。
4．K字开头为上级下拨的纵向课题经费和横向合作课题经费，此类项目要专款专用，按照经费项目使用要求，可跨年度使用。
5．经费开支的具体内容请参照学校相关文件执行。
(五) 需要预约的业务
借支或报领20000元以上（含20000元）的现金需要在前一个工作日下午5:00点以前向财务与资产管理处会计核算科预约（预约电话：61648133)。
(六) 暂付款（借款）管理
暂付款是指高等学校暂时垫付给其他有关单位或个人的各种款项，如暂时垫付给职工因公出差的差旅费借款，暂付给上级单位或者所属单位的各种款项等。
高等学校暂付款（借款）管理应当遵循以下原则和要求：
1．预算控制原则。由于大多数的暂付款最终会成为支出，所以，高等学校不能支付无资金来源、无预算计划或超预算的暂付款。
2．按时结算原则。学校的暂付款原则上必须一事一借、一事一清，不能一借多用，长期挂账，以免造成债权关系的混乱。同时，学校采用限期结算，旧账不还、新账不借等措施，督促有关部门或个人及时办理暂付款报销、结算手续。
3．公款公用原则。学校的暂付款只能用于教学、科研、行政等各项有关的公用性支出。
(七) 借款单上项目的填写
办理借款需使用一式两联的南方医科大学借款单。在借款单上详细填写借款日期、借款用途（出差借款须注明出差地点）、借款单位、借款人、大小写金额、项目代码等，按借款审批程序审批。办理汇款借款，还应明确收款单位名称、开户银行及账号。
(八) 对借款人的规定
凡本校在册教职工和研究生（在读硕士、博士研究生）、博士后，因教学、科研、行政管理、后勤服务的需要，在学校分给本单位的经费指标范围内，均可借支经费。
办理借款业务的经费审批人不能同时作为借款人。
非学校正式员工不能作为借款人借支款项。
(九) 原始凭证的相关要求
原始凭证是证明经济业务已经发生，明确经济责任，并用作记账原始依据的一种凭证，它是会计核算的重要资料。原始凭证按来源分为外来原始凭证和内部原始凭证。外来原始凭证是指从本单位之外取得的各类票据，如发票、车船票等；内部原始凭证是指来源于本单位的各类票据，如借款单、领款单、交款收据等。原始凭证要求真实、合法、准确、完整。
(十) 合法发票的相关要求
发票应具备以下内容：单位名称、日期、填制单位名称和开票人姓名及经济业务内容。当经济业务内容涉及购入实物时，应写明实物名称、规格、计量单位、数量、单价、金额；当经济业务不涉及购入实物应写明经济业务内容、款项用途、金额。发票必须印有税务部门或财政部门监制章和填制单位的发票专用章。
(十一) 报销不受理的范围
以下几种原始凭证属于报销不受理的范围：内容不完整的原始凭证（如没有经办人员的签名或盖章，没有数量、单价和金额，没有经济业务内容等）；未盖有填制单位的公章和填制人员签名或盖章的原始凭证；大写金额和小写金额不符的原始凭证；没有验收证明的购买实物的原始凭证；未办理审批签名手续的原始凭证；财务与资产管理处按规定认为不宜办理报销的其他原始凭证。
(十二) 遗失原始凭证的补救措施
用于报销的原始凭证遗失应按正确方法区分情况，严格审核办理补救手续：
1．从外单位取得的发票（收据）如有遗失，首先到财务与资产管理处核实该笔款项是否已报账，如未报账再到原开票单位复印原发票“记账联”，加盖发票专用章，并由经办人书面说明情况，经本单位负责人签字，财务与资产管理处负责人审批后，才能代作报销凭证。
2．购置固定资产的发票遗失，如因原开票单位已撤消或其他特殊原因根本无法取得原开票单位证明的，可由本人书面说明开票单位名称、地址、年、月、日，经济业务内容、金额、数量、单价，何时遗失，遗失原因，经单位主管领导签字审批，验收人或证明人签字认可，资产处核实资产，送财务与资产管理处负责人审批后，方可作报销凭证。
3．如果已完成审批、验收签名的原始凭证遗失，应当向财务与资产管理处书面声明该业务的内容、金额等，以防他人用来报销，避免不必要的损失。
(十三) 差旅费报销的相关规定
差旅费的报销应按规定如实填写南方医科大学差旅费报销单。具体写明单位、出差人、级别、出差事由、地点、支出项目、起讫日期、人数、天数、票价等，车票、住宿费及其他合法单据粘贴在粘贴单上，按经费审批权限审批，报销人签名后向财务与资产管理处办理报销手续。不同的出差时间、地点须在《南方医科大学差旅费报销单》上分开填写。出差时在外地购买物品取得的发票须另外粘贴。
(十四) 丢失车票等的补救措施
出差票据，应小心、细致地完整保存，如有丢失应按规定严格审核办理。丢失单程车票，机票等，应由本人写出书面情况说明，注明出发和回来的时间、地点、车次、航班、金额，丢失原因，经本单位负责人签字，加盖公章，财务与资产管理处负责人审批后，按票价金额报销；双程票丢失原则上不予报销。
(十五) 退票费的报销
一般情况不予报销。如有特殊原因的，须由出差人写出说明，经本单位负责人签字同意，财务与资产管理处负责人审批后，方可报销。
(十六) 会议差旅费报销的特别要求
外出开会必须要有对方单位的会议通知。如果是网上通知的，要下载并打印后加盖本单位公章。会议通知没有“食宿自理”字样的不能给予补助。由校内单位自行组织的会议，须持有本单位开具的有关会议的书面证明材料并加盖公章。
(十七) 临时出国人员国内、国外费用报销的规定
因公临时出国人员国内费用可以报销的有：出国手续费、护照费、出国体检费、出国人员公证费等。因公临时出国人员国外公杂费、伙食费、住宿费报销的标准按广东省财政厅相关规定执行。
(十八) 出差补贴的计算
教职工到外地出差的补助按15元/天/人标准发放，如有新制度按新规定执行。
(十九) 报销餐费的相关规定
餐费报销按照南方医科大学招待费管理文件执行。预算指标内开支，由各单位领导审批；列入校领导机动费开支的，由分管校领导审批；接待大型工作组或兄弟单位住校工作的，需列入学校招待费开支的，由学校主要领导审批。
(二十) 发放各种劳务费、学生困难补助的程序
发放在职人员、离退休人员的酬金、讲课费、校外人员的各项劳务费、学生困难补助等，需填制劳务费、补助发放单，表上都需填写单位、日期、支出项目、领款事由、标准、数量、金额、合计数、本人签收等内容，单位主管、制表人、领款人签字并加盖单位公章，经工薪福利科核算应交税款后报销。发放给学生的奖学金、助学金10万元以内需由分管的校领导审批，10万元以上的由学校主要领导审批。
(二十一) 发票的填写和粘贴
粘贴单上要填写报账单位、报账人姓名、单据张数、金额及支出项目。发票背面应有证明人和经手人签名，负责人只在粘贴单上签名。发票应按类别（比如购办公用品、报刊资料、印刷版面等）分类粘贴并注意将金额置于明显之处；若发票的尺寸大于粘贴单，请做适当的折叠再粘贴，以便粘贴后的票据不超出粘贴单的四周，使票据粘贴得牢固、平整、美观。
(二十二) 校内单位之间经济往来的结算
校内单位之间经济往来可使用南方医科大学经费转账单结算，由转出经费的单位填写，负责人签字，注明由某项经费转入某单位（部门）的某项经费，再将此转账单交由财务与资产管理处会计核算科办理。