为进一步加强对学校办公用品的管理，规范物资采购工作，提高资金使用效益,学校决定校本部办公用品进行集中采购管理。经过学校机关部门前期的紧密筹划，学校本部办公用品集中采购管理工作筹备工作进入最后阶段。
这是学校转制以来首次启动办公用品集中采购管理工作，是学校落实采购工作相关规定，规范办公用品管理，规范采购工作流程，提高资金使用率的有效举措，也是学校当前加强经费管理、规避廉政风险点的一项有利措施。

由一家供货商负责学校相关办公用品采购配送
办公用品集中采购的管理模式是：由学校引进一家办公用品配送供货商，学校总务处指定专人负责日常管理，设立仓库，以满足学校各单位人员办公用品需求。
集中采购范围包括办公文具、纸张、硒鼓、墨盒等日常办公所需物品，原则上供货商可保障的办公用品均需由其保障。供货商将按照管理部门的要求建立网页定期公布可保障用品的具体信息，包括型号、价格等。为减少库存，类别将逐步丰富。

每周一三五领用办公用品
总务处将定期公布办公用品采购目录，单位或个人根据目录所列清单提出领取计划，履行审批手续后将领取表送仓库管理人员办理。仓库管理人员对于能够马上领用的物品，现场办理；对于需要供货商临时配送的物品，按照要求发出送货通知，待货物到达后通知领用人。
物品领用地点在原军人服务社三楼北面仓库，领用时间为每周一、三、五，特殊紧急情况下可联系当日领用。
管理部门表示，将及时了解各单位对办公用品的需求，了解保障过程中的意见和建议，增加类别，依此对供货商服务质量进行评判。下一步还将加强网站建设，将物品清单、价格、申领表、请购表等相关资料、信息通过专门网站、平台公布，尽快融入学校OA系统。

原则上不再报销以其他方式采购的办公用品费用
校内各单位和个人使用学校预算资金、国库资金、单位留成、个人科研课题经费购买办公用品均需按集中采购流程办理。集中采购管理后，原则上各单位、个人不再报销以其它方式采购的集中采购物品清单中的办公用品费用。
单位或个人可使用业务经费或个人课题费报领物品，其中单位是指机关各部门、各学院机关、教辅机构机关、教研室，分别由机关部门政主官、学院行政主官、教辅机构行政主官、教研室主任签字批准领用。个人使用课题费报领物品时，需单位领导签字，审批权限按财务处相关要求执行。
学校财务部门按管理部门汇总的领用单从指定的经费上划转。管理人员每周办理一次划转手续。
管理部门将每月公布一次领用明细，从单位经费支出的以单位名义公布，从专家个人经费支出的以专家个人名义公布。管理部门将对供货商提供的物品基准价进行监督，也欢迎教职员工参与监督。

总务处负责人表示，目前该项工作筹备工作已进入尾声，已按计划组织实施招标工作，待按程序确定供货商后，将印发《南方医科大学校本部办公用品集中采购管理暂行办法》，公布相关信息，正式启动各项工作。