第一章总 则
第一条为进一步做好学校基建类档案的管理工作，充分发挥基建类档案在工程建设、使用维修和改建、扩建中的作用，根据国家教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《广东省实施〈基本建设项目档案资料管理暂行规定〉细则》以及《南方医科大学档案管理办法》、《南方医科大学档案实体分类实施方案》，中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整理规范》等法律法规，结合我校实际，特制定本实施细则。
第一章基建类档案工作的基本原则
第二条基建类档案是指在基本建设管理和基本工程项目活动过程中从酝酿、决策至建成、使用的全过程中直接形成的，经过收集、积累、整理、立卷、归档具有保存价值的，包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、探测、设计、施工、竣工、使用及基建管理等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、及配套的声像、缩微、电子档案等。主要包括两部分：（一）基建综合管理档案；（二）基建项目档案（包括基建工程项目和维修项目两种）。
第三条基建类档案是学校基本建设历史和现状的真实记录，是学校规划、建设和管理工作的重要组成部分，是评估基建类档案工作的依据，必须实行集中统一管理的原则，确保基建档案材料完整、准确、安全，有利于对基建档案的开发利用。
第四条基建类档案工作必须纳入基建管理工作中，基建类档案经费在基建经费中开支。基建类档案工作必须实行“三参加”，即：档案人员参加生产、科技会议；参加科研成果鉴定和基建项目竣工验收；参加重要仪器、设备的开箱工作。基建类档案工作也必须实行“三纳入”，即：将档案工作纳入工程建设计划；纳入生产、技术管理各个环节；纳入领导和工作人员的岗位责任制。基建项目的建设要与档案工作“四同步”管理，即：项目建设（维修）一开始与建立档案工作同步进行；检查项目工程情况与检查项目档案工作情况同步进行；项目在建设过程中要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；项目竣工验收与提交一整套合格的竣工图验收同步进行。
第二章 基建类档案归档范围的确定
第五条确定的原则
（一）归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
（二）归档的基建文件材料，必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。
（三）归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，与建筑物完全一致并具有成套性。
第六条归档的主要内容和重点
（一）归档的主要内容包括综合管理,工程准备阶段文件、设计文件材料、监理文件、施工文件、竣工图及竣工验收文件等方面，具体范围详见附件2：《南方医科大学基建类档案归档范围和保管期限表》。
（二）归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。
第七条不归档的文件材料
（一）正式施工前的草图，未定型图纸；
（二）重份文件和重份图纸；
（三）无查考价值临时性、事务性文件。
第三章基建类档案的归档要求与立卷方法
第八条形成积累(基建处对每项新建项目的档案材料负责，每项扩建、改建及大、中型维修项目的档案材料，由总务处或其他有关职能部门负责的参照执行，基建维修工作过程中产生的审计、财务等文件材料由相应的单位负责归档。）
（一）基建单位应确定一位负责人分管基建类档案材料工作，并配备兼职档案员，负责做好基建文件材料的收集、积累、整理、立卷、归档工作。基建单位对每项新建、扩建、改建及大、中型维修项目的档案材料，必须指定一名工程技术人员为兼职档案员，负责收集、整理、立卷、归档工作。基建单位应督促各施工单位及其它相关单位指定工程技术资料人员负责建设过程中的基建类档案材料的收集、整理、立卷归档工作。
（二）基建单位接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务，可由基建单位印制统一的归档用信封，并将基建文件材料归档范围明示各相关单位。基建类档案材料收集、整理工作要与项目建设进程同步进行。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理工作，重大项目在验收前一个月基建处兼职档案员做好归档预验收工作，待项目竣工验收后，由基建单位兼职档案员统一归档，并向档案馆移交。
（三）基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学校基建单位提交完整、准确、系统的基建类档案材料，并向档案部馆移交。
（四）档案馆对应归档基建类档案材料进行业务上的监督及指导，督促、指导基建单位兼职档案人员及工程技术资料人员做好基建文件材料的收集、积累、整理、立卷工作，各相关单位文件材料由本单位兼职档案员负责整理归档，具体归档范围（见附件2）（其中设计、施工、监理单位应归档文件材料由设计、施工、监理单位指定人员整理后，填写《基建类档案移交书》交建设单位兼职档案员负责最后向档案馆移交）。
（五）基建单位应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。基建单位要检查设计、施工、监理单位基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映的对象一致，能提示其性质与特征。
（六）归档时必须有竣工图，对竣工图的编制要求如下：
1.编制竣工图，必须坚持边施工边编制的原则，工程做完，竣工图编制完。
2.竣工图一律使用新的蓝图。凡按图施工没有变动的，由施工单位在原施工图上加盖竣工图章，即作为竣工图；凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图（必须是新的蓝图）上注明修改的部分，并附以设计变更通知单和施工说明，加盖竣工图章，即作为竣工图，凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变或其它重大修改，以及图面变更面积超过35%的，应重新绘制改变后的竣工图，施工单位负责在新图上加盖竣工图章，并附以有关记录说明，作为竣工图。
3.所有竣工图均应加盖竣工图章和设计出图专用章。竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图规格尺寸为：50ｍｍ×80ｍｍ。竣工图章应使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
竣工图示例如下：
4.利用施工图改绘竣工图，必须变更图章标明变更修改依据，变更图章尺寸：35mm×15mm。
变更图章可以采取以下几种形式：
5.凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1／3的，应当重新绘制竣工图，并在图标上方或旁边以文字注明变更修改依据。
6.不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向向内折，图标栏露在外面（按《技术制图复制图的折叠方法》）（GB／10609．3－89）。
(七)归档的基建文件材料格式要统一，字迹工整，图像清晰。一律用墨水或墨汁书写，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成；归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良；归档的文件材料一律用原件。
(八)凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。其它文件材料一般归档一份。使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改，必须填写更改通知书，并履行批准手续。
(九)学校基建单位要定期检查、绘制学校的总体规划图、设计总平面图以及学校（含各校区）水、电、气、管道和通讯线路分布等管网图，并整理、组卷、归档并向移交档案馆移交。
(十)学校各种建筑物在拆除、改建、扩建之前，有关单位必须负责照相后才能动工，照片应同竣工后材料一同归档。
(十一)总务后勤部门对每项扩建、改建及维修项目的档案材料，必须指定一名工程技术人员为材料收集人员，负责收集、整理，向总务后勤部门兼职档案员移交，统一组卷后向档案馆移交。
第九条整理组卷
(一)基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后，基建单位分管基建类档案材料工作的负责人，组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。
(二)根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。
(三)文字材料的排列：正件在前，附件在后；打印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列，即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图（更改图排列在被更改图之前）。
(四)要拆除卷内易锈蚀的金属物，用不锈订装订，对破坏的材料进行修补。
(五)基建文件材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式统一折叠成四号图纸（297mm×210mm）的规格，图标露在外面。底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图不装订。
(六)无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的右下角，蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单元，在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写。
(七)填写卷内目录和备考表。确定保管期限。草拟案卷封面各栏目，经档案部馆审查后填写案卷封面。
第十条归档验收
(一)档案馆必须是基建项目验收小组成员，会同基建单位负责对基建文件材料的核查验收工作。
(二)基建项目初步验收前，基建单位组织监理、施工、设计及使用等有关单位的项目负责人，工程管理、工程技术负责人进行档案的自检工作，并作出档案的自检报告；监理最后提出审核意见。
(三)初步验收时，档案馆部门着重抽查30%的项目档案。评价档案材料的完整、准确、系统性情况后，写出初步意见，对存在问题提出改进要求，限期解决。
(四)建设项目在验收前，档案馆专职人员（或委托基建单位兼职档案员）对准备归档的基建文件材料进行初步验收后，出具证明，方可组织工程竣工验收。
(五)竣工图是基建工程项目的最后真实记录，是对工程项目进行考核和日后使用、维护、扩建、改建、大中型维修的依据，是竣工验收的必要条件之一，并具有法律依据。凡竣工图不符合档案管理要求的，工程项目不能验收。竣工验收时，应在验收报告中写明档案的情况。在竣工验收鉴定书中要有关于档案情况的评价并有档案部门签名。
(六)档案验收报告应包括以下内容：
1.项目档案情况；
2.项目档案工作管理体制，档案管理制度；
3.项目文件材料的形成、积累、整理与归档工作情况；
4.竣工图编制情况及质量；
5.项目档案材料的接收、整理、管理工作情况；
6.存在问题及解决措施；
7.档案完整、准确、系统性评价及在施工、试生产中的作用；
8.附表。附表中包括的条目：单项、单位工程名称、文字材料（卷、页）、竣工图（卷、页）。
(七)工程文件归档的时间、套数要求：
1.归档时间：
(1)基建综合管理性文件（见附件2“JJ11综合”）应在次年六月底前整理完毕归档.
(2)基建项目在项目完成后三个月内归档。根据建设程序和工程特点，工程资料预立卷应分阶段同步进行，在单位或分部工程通过验收后进行统一归档。
(3)勘察、设计、施工单位应当在任务完成时，监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。
2.归档的套数：
(1)工程档案不少于三套，一套（原件）交建设单位保管，一套交工程指挥部保管，一套移交市城建档案部门。
(2)勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。
(3)凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定单独立卷归档。
(八)填写基建类档案资料移交目录，一式两份，连同案卷经档案馆清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份存查。
(九)基建类档案中的特殊载体材料（包括照片、底片、录音带、录像带、磁盘等）按《南方医科大学档案管理规范》中的相关要求管理。
第四章基建类档案的管理
第十一条档案部门负责对基建类档案的接收，并按项目和年度进行分类、编目、登记、保管和提供利用。
第十二条基建类档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。永久（五十年以上），长期（十六年至五十年），（短期（十五年以下）。详见附件2），长期保管的基建类档案实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。
第十三条对保管期满的基建类档案必须经学校档馆案鉴定小组鉴定。对已失去保存价值的档案材料，须办理审批手续、并登记造册后方可处理。
第十四条已经归档的基建文件材料需要更改、补充时必须填写更改审查清单，经基建单位分管负责人同意，并在案卷备考表内写明修改原因和时间。补充、修改材料应及时整理归档。未经批准，严禁更改已归档的任何基建类档案材料。
第五章 基建类档案的开发利用
第十五条积极开展利用工作，编制检索工具，定期编制基建类档案汇编和编辑参考资料，更好为利用者服务。
第十六条借阅基建类档案按《南方医科大学档案借阅办法》办理借阅手续，用完后及时归还。对借阅的档案材料要对其安全、保密负责。
第六章节基建类档案工作岗位职责
第十七条档案部门职责
（一）认真贯彻、执行国家有关档案工作的各项方针、政策和法规，制定本校基建类档案工作的规章制度。
（二）监督、指导、检查基建文件材料的形成、积累、整理和组卷归档工作。
（三）负责学校基建类档案的接收、保管、统计、鉴定、利用等业务工作。
第十八条基建管理单位领导的职责
（一）认真贯彻执行有关档案工作的规定，组织职工学习档案工作的方针政策，提高职工的档案意识。
（二）把档案工作纳入基建管理工作之中，纳入本单位有关人员职责范围。定期检查，做到各工程项目形成积累基建文件材料与项目进展同步。
（三）对本单位兼职档案人员的工作给予支持，保证档案工作的顺利进行。按照档案部门的归档要求，项目结束后，组织收齐基建类档案，审查归档质量是否符合完整、系统、准确的要求。负责检查本单位归档材料的完整、准确、系统情况，监督本单位兼职档案员向档案馆移交。
（四）参与学校基建类档案的鉴定工作。
第十九条 基建管理单位职责
制定相关管理细则和实施办法，把基建文件材料形成、积累、立卷、归档工作纳入有关单位及人员的岗位职责。
第二十条 基建项目负责人职责
（一）应把归档工作列入基建管理工作内容，及时检查基建文件材料的归档情况。加强有关档案工作知识的宣传教育，提高项目工作人员的档案意识，自觉做好档案的归档工作。
（二）负责组织本项目基建文件材料的积累和立卷归档工作，负责检查归档文件材料是否完整、准确、系统。
（三）负责提出案卷密级和保管期限、填写归档说明书，并指定有关人员填写卷内目录和备考表。
第二十一条 项目有关人员职责
（一）在工程项目进行的同时，及时把自己所承担部分的基建文件材料整理后交项目组兼职档案员。
（二）自觉做好档案工作，不得以任何借口将应该归档的文件材料据为己有。
第二十二条 基建单位兼职档案人员职责
（一）负责基建文件材料的形成、积累、保管和整理组卷归档工作，保证文件材料的完整、准确、系统。
（二）根据文件材料不同种类的特征，科学分类存放，便于平时利用和立卷归档。
（三）接受档案馆的业务指导和督促检查，按规定时间向档案部馆移交档案。
第七章 附 则
第二十三条 本实施细则从自发布之日起施行，原《南方医科大学基建类档案管理实施细则》同时废止。
第二十四条本细则由学校基建处、档案馆负责解释。
附件：1．南方医科大学基建类档案实体分类方案
2．南方医科大学基建类档案归档范围和保管期限表
3．建设工程档案移交书
4．建设工程档案预验收申请表
5．建筑工程档案移交内容一览表
6．卷内备考表
南方医科大学
2015年6月5日
