关于第四季度空调采购工作的相关说明

学校各单位：

2021年第四季度空调批量集中采购已开始，总务处结合过去我校在空调采购过程中出现的问题、相关情况，对空调采购申报工作再说明如下：

一、采购申请

学校办公需求的空调原则上均执行批量集中采购（集采空调规格、型号基本涵盖了一般办公需求）。省集采中标的空调，同规格型号都有2个品牌（每季度中标供应商和品牌会有改变，总务处收到中标品牌及配置通知后将及时发布到总务处网站）。

1、需要采购空调的单位，在附件1中选择需采购的规格型号。也可通过广东政府采购智慧云平台查看（https://gdgpo.czt.gd.gov.cn/gpmall-web/index.html#/BulkPurchase）。 所需空调型号在集采中标目录中没有的，可选择集采目录里相近的型号；同一配置类别原则上选择价格低的品牌；反之，需在申请表“采购原因、品牌选择说明栏”说明理由报学校领导审批或另附学校领导批准的文件作为依据。

2、确定品牌规格型号后，下载附件3《南方医科大学空调采购申请表》填报申请一式2份，按学校审批权限审批（如有学校OA立项文件可作依据，则申请表不需再经校领导审批），单位盖章后将纸质版1份送到学校总务处物业管理中心（原水电班一楼），自留1份备用，同时将扫描版和电子表通过OA传阅至总务处张长华。

二、特殊需求的空调采购

批量集中采购的型号无法满足用户需求的，如净化空凋等非集采目录内的空调采购，通过OA申请，另行采购。

三、总务处收到有效申请表后汇总报学校招标采购中心，由招标采购中心执行采购。

1、根据《广东省财政厅关于调整2020年度批量集中采购有关事项的通知》，每季度为一个标段，新一期中标（成交）公告发布之日起，前一期中标（成交）结果就终止。由于新一期中标（成交）价格和品牌有可能不同，有不确定性，各单位尽可能避开季度末月中下旬的时间进行申请，以避免审批文件不能赶上当期集采而导致下一期采购预算不足和所选品牌变化。

2、关于执行采购的时间。按照空调需求的淡季旺季，总务处试行分季度申报，一季度和四季度，每季度头两个月月中和月末各汇总上报1次，第三个月20日汇总上报1次；二季度和三季度前两月每周汇总上报1次，季末月前三周各报1次。每季度第三个月25日后不再接收当季申请。遇休息日顺延，寒、署假执行假期工作安排。特殊情况除外。

四、空调验收、安装

采购成功后，供货商会直接联系申请表上留下的联系人预约送货、安装，验收由各申请单位根据申请采购的空调规格核对送货单，执行验收。安装完成后填写《省级预算单位批量集中采购项目验收单》。

五、签订合同

合同、发票、验收单由供货商一起寄给申请单位，收件人为采购申请表上预留的联系人。合同签订按学校合同管理规定执行。请及时签订合同，签订后通过OA传阅1份电子扫描版至归口管理部门。

六、售后服务：

集采合同有约定，新机质保6年，使用中有什么问题直接联系品牌售后服务电话。美的服务热线：400－889－9315；格力服务热线：400－836－5315。其它品牌可通过114或搜索品牌微信公众号查询。

七、资产登记、报销：

使用人登录学校国有资产管理平台，按要求上传相关文件资料（合同、验收单、发票、贴上资产标签的空调机实物图片等）执行登记，经国资处审核后（网上审核）财务处报销。

附件：附件1.2021年第4季度空调清单

附件2.南方医科大学空调采购申请表

总务处        

2021年10月8日