校财字【2013】19号

一、财务业务办理的政策性依据

（一）国家相关财务规章制度

《中华人民共和国预算法》、《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》、《中华人民共和国现金管理暂行条例》、《中华人民共和国发票管理办法》、《行政事业单位内部控制规范》、《事业单位财务规则》、《事业单位会计准则》、《高等学校财务制度》、《高等学校会计制度》等。

（二）校内相关财务规章制度

《南方医科大学贯彻执行“三重一大”决策制度暂行办法》、《南方医科大学财务管理办法（试行）》、《南方医科大学财务服务指南》、《南方医科大学公务借款管理办法》、《南方医科大学经费报销管理暂行规定》、《南方医科大学资金内部控制办法》、《南方医科大学票据管理办法》、《南方医科大学关于创收及创收资金管理的若干规定》等。

二、 具体规则

（一）经费开支范围

各类经费开支需严格按预算项目申报明细执行，预算中未列明或超出预算范围的开支，财务会不予办理。

（二）经办人员条件

为保证资金安全，对办理财务业务工作人员有以下要求：

1、报销人原则上应为工资关系在我校的在编在岗正式职工，或全职聘用人员。如委托他人代办，双方都需在报销单“经办人”栏签字；

2、借款人必须为工资关系在我校的在编在岗正式职工，或全职聘用人员。需由借款人本人携有效证件至财务处办理，代办无效。

（三）业务办理期限

1、报销业务应在票据取得后及时办理，开具发票时间距报销时间超过一年的原则上发票视为失效。

2、借款业务期限不得超过三个月，前账不清后账不借，有逾期借款未还的项目会被封存，逾期一月以上将停止相关单位借款业务处理。

三、 业务手续

（一）业务单据

借款业务需填制《南方医科大学借款单》，报销业务需填制《南方医科大学报销单据汇总表》，单据请勿自行涂改，填写规范参见财务处张贴的范本。

（二）发票

1、发票责任：各单位和个人须对所提供报销票据的真实合法性负责，并与所反映的经济事项保持一致。对于报账中发现的假发票将直接予以没收并进行登记，同时报告学校纪委和主管领导。

2、发票查验：为提高报账效率，建议经办人报销前对票据真伪进行网上查验，金额大（两万元以上）的发票可将查询界面截图作为报销附件。各类发票查验网站如下：

（1）广东国税发票、增值税发票：广东省国家税务局主页-办税服务-涉税查询-发票查验；

（2）广东地税发票：广东省地方税务局主页-办税服务-涉税查询-电子发票查验及抽奖登记；

（3）其他省市发票：至相应省市国税和地税局网站查验。

3、遗失处理：使用发票的单位和个人应妥善保管发票。发生发票丢失情形时，应当于发现丢失当日书面报告税务机关，并登报声明作废；联系发票开具方，取得原发票的存根联或记账联复印件并加盖发票专用章，经主管税务机关确认后，可作为合法凭证入账。

（三）附件

除发票外，还须附相应的公务事项材料，完整真实地反映所发生业务。对于附件不齐论证不充分的单据，财务将拒绝办理并要求补充提供相关资料。各类业务附件要求如下：

1、收款业务。办理收款确认需提供相应资料。

（1）财政拨款：相关政府部门下达的拨款通知文件；

（2）科研经费收款：纵向课题凭相应科研经费立项书、横向课题凭合作协议确认；

（3）测试、会议、培训收费等：测试协议或培训会议通知等相应依据；

（4）查询费、版面费等：相应业务单位提供收入明细清单，列明发表人及汇款单位；

（5）保险公司赔款：提供发票及保险公司赔款计算书；

（6）其他收款：提供汇出单位银行汇款单据，与财务收款单据核对一致方可确认。

2、报销付款业务。

费用类别	开 支 内 容 及 附 件 要 求
日常办公费	文具、纸张、碳粉墨盒等，如发票未开具明细，需附清单并加盖发票专用章。
邮 寄 费	邮寄或快递费，需取得邮局或快递公司开具的发票，仅寄送单不作为报销凭证。
通 讯 费	包括办公电话费、网络使用费、查新费等。网络费需到网络中心开具转账单办理内部转账支付；个人电话费已在工资中发放通讯补贴，根据相关规定不再报销。
版 面 费、 审 稿 费	在发票背面或付款通知上注明文章名称、所发表的刊物名称，国外版面费需附发表文章所在杂志截图或复印件，并符合“涉外费用”附件要求。
印 刷 费	包括打字复印、装订、证书、条幅、展板制作费等，如发票未开具明细，须附清单并盖发票章。
交 通 费 （市内）	1、 公交、地铁、打车费；车辆费(包括燃油、保险（需附保险合同）、维修保养（需附维修清单）、停车、过路过桥等)；搬运费、租车费等； 2、 学校未配公车单位，基本公用经费中的交通费预算不含上述车辆费。
试剂、材料、动物费	1、 同一公司发票金额五万以上的，需附相应采购合同（原件，盖单位章）； 2、 校内试剂中心、动物中心、教保商场开具的费用凭证，需附明细清单； 3、 涉外采购须符合“涉外费用”附件要求。
会 议 费、 培 训 费	需附会议/培训通知并列明参会/参加培训人员，开票单位如为旅行社，需附会议开支明细（场租、食宿等）并加盖发票专用章。出国（境）会议培训须符合“涉外费用”附件要求。
协 作 费	附立项申请书及协作合同，立项书中应明确协作单位及金额后办理转拨
招 待 费	项目经费、纵向科研经费不得开支招待费；留成经费中招待费开支比例应控制在10%以内。
工程建设、 维修改造	1、 工程项目：支付进度款时需提供中标通知书、合同、概算/预算件、校领导审批件，以及由监理公司、项目负责人、施工方共同确认的进度报告；支付尾款还需提供决算审计报告和项目验收报告。 2、 维修改造项目原则上应进行招投标，须提供经费预算、中标通知书、合同原件、工程决算书、工程验收证明。金额5万元以上的维修改造项目需经审计处审批。
分析测试费	需附合同（盖单位章）及测试结果
图书资料费	1、发票如未列明图书资料名称，需附盖章的采购清单；请勿报销与项目无关的图书资料开支； 2、如为购买图书发放给个人，需附个人签收的发放表。
差 旅 费 （市外）	1、出差过程中发生的交通、住宿等；如为旅行社代订机票、旅店等，发票之外还需附行程单或住宿清单。 2、需附《出差报告单》，写明所有出差人员、职务、出差事由和出差地点，并由相关领导（处级以上人员出差由学校分管领导审批，其他人员由单位正职领导审批）签字审批； 3、处级（含副高）以上人员出差交通可乘坐飞机，其余教职工可乘坐火车硬卧（如遇特殊情况需乘坐飞机，需先报校领导审批），学生可乘坐火车硬座。
人员经费 （包括福利、劳务、补助等）	1、校内教职员工（在学校有工资关系的）及各类学生补助（包括学生科研补助、援外培训班零用钱及生活补贴等）必须通过银行卡转账发放，不支持现金支付。学生补助需先至财务工薪科进行纳税审核再到会计科窗口办理。 2、学生科研补助需提供附件：①课题立项申请书并标明预算金额；②发放清单注明学生姓名、银行卡号、金额并由学生签字；③所有学生身份证复印件；④发放清单电子版供银行转账。 3、校外人员填写《校外人员协作劳务费签领表》，注明领款人身份证号并由领款人签字；如需缴纳个人所得税，先至税务会计处开具个税发票再到前台报销。
涉外费用	涉及外币费用（含港澳台）的报销，需附相关费用凭据、信用卡刷卡记录或银行转账记录，及付款当日的央行汇率打印件（可在人民银行网站查询），按照中间价汇率折算人民币金额报销。附件上的所有外文需附中文翻译并由经费负责人签字。
资产购置费	购置设备单价1500元以上、家具单价1000元以上、图书累计1000元以上的需到相应部门办理资产卡片：设备登记在设备处，家具登记在总务处，图书登记在图书馆。资产卡片需到资产管理处审核签章后，方可报销；
其 他	1、退押金需附押金条原件，报销单需经相应管理部门审核签字；商铺押金退款需先核实租金收取情况。 2、以上内容以外的开支，附相应的公务事项材料。

3、借款业务。须附能支持借款用途的事项依据，具体参见《南方医科大学公务借款管理办法》。

（四）单据附件粘贴方法

各种单据汇总粘贴顺序为：1、报销单汇总表；2、发票等原始凭证（可使用空白纸张作为粘贴单）；3、其他附件等。

将所有发票按费用分类，依次错开粘贴到粘贴单上，同一公司的发票应贴在一起，并在报销单汇总表上注明单据张数。每张发票背面需有两个人（经办及证明人）签字。

（五）付款及开票方式

1、实行到票付款、收款开票原则，即报销业务须取得相关发票才能办理，否则应先办理借款，收到发票再核销；收款业务须在款项转入学校账户后，至财务办理收款确认手续才能开具发票。

2、所有代收代付款项（包括返纳工资社保等）遵循先收后支原则，必须收到款项后才予以发放。

3、符合现金付款的情况：单张发票不超过1000元的零星开支（同一单位的连号发票或者同一天开具的发票，累加视为一张处理）、因公出差的差旅费、外币开支可报销现金。其他情况则需选择支票或电汇，学校各单位之间的相互收费，均应办理内部转账手续。

4、广州及周边地区统一为支票付款，异地可采用电汇，支票不可背书转让。

5、不同付款方式应分开填制报销单汇总表，不同公司的支票或电汇应分开填制报销单汇总表。

6、国库经费项目（项目代码为C103开头）若申请现金付款：（1）需符合付现发票要求；（2）报销单合计金额需达5000元以上（项目结余金额小于5000元除外）。

7、如此前有就同一事项发生的借款，须先办理还款或销账，不得另行报销。报销付款方式应与借款付款方式保持一致。

四、业务审批

借款和报销单须经相应审批签字方可办理。为同一事项发生的支出应合并办理，不得为了规避审批权限分拆成几张报销单分开处理。

（一）通用经费借款报销审批

支出 类型	主要内容	经费类别	金额标准	审批层级（Y为需签字）
				经费 （项目）负责人	主管 部门 领导	财务处长	分管校 领导	学校主官
预借款	所有开支	所有项目	< 1万元	Y
			1-5万元	Y		Y	Y
			≥5万元	Y		Y	Y	Y
资产类支出	设备购置、基建修缮等	所有项目	< 1万元	Y
			1-10万元	Y	Y		Y
			≥10万元	Y	Y	Y	Y	Y
成本类支出	经常性发生的成本性开支，如学校日常运转发生的通信水电物业工资等、科研材料测试版面费、创收单位的经营性成本（材料、物资采购、合同款项等）	所有项目	< 5万元	Y
			5-10 万元	Y	Y
			≥10万元	Y	Y	Y	Y
费用类支出	非成本的业务消耗性开支（如行政业务费、招待费、差旅费、会议费等管理费用）	科研国库专项经费（C、K开头项目）、单位创收经费（B11、D开头项目）	< 1万元	Y
			1-5万元	Y	Y	Y	Y
			≥5万元	Y	Y	Y	Y	Y
		学校预算经费项目（B0、B10开头项目）、日常基本公用经费（A0开头项目）	<5000 元	Y
			0.5-5 万元	Y			Y
			≥5万元	Y		Y	Y	Y

（二）注意事项

1、所有人员经费、人才引进项目开支须先经人事处审核签章；

2、高水平大学建设、创新强校工程等国库专项项目开支须经归口部门（如发展规划处）审核签章；

3、出国（境）（含港澳台）事项须经相关业务部门审批（教职工出国六个月以上由人事处审批，其他情况由国际交流合作处审批），并在费用报销时附相应呈批件；

4、科技经费中，成本类支出10万元以上、资产类和费用类支出1万元以上的在主管部门（学院）领导审批后，须经科技处审核签章；

5、符合学校“三重一大”决策制度中规定的大额资金支出，须经学校办公会审批并附决议：

（1）年度预算中100万元以上的工程投资项目（含贷款或引资建设项目）、10万元以上的仪器设备采购或大宗物资和服务采购。

（2）使用年度预算中机动经费10万元以上的支出。

（3）未列入学校年度预算的追加预算和单项10万元及以上预算外大额度资金的使用。

五、业务流程

（一）一次性收款开票业务

1、登陆财务处网页或致电会计科，查询银行到款情况；

2、确认款项到账后，按照业务办理手续要求，准备各类收款确认需提供的材料；

3、至会计科窗口办理收款确认和开票手续。

（1）财政拨款：不开具发票，如有需要可复印银行结算单据作为凭据。

（2）非财政拨款的单位收入：开具税务发票，服务业税率5.7%，文化业税率3.46%，租赁业税率17.7%。

（3）捐赠：凭捐赠协议，开具公益事业捐赠专用收据。

（二）经常性收款开票业务（收费业务）

1、收费申请：到财务收费办公室填制学校《收费立项申请书》；

2、申领票据：到财务结算中心领取相应票据；

3、定期缴款：根据收费量大小确定缴款周期，按时缴纳；

4、以旧领新：在规定时间内到财务办理缴款和票据的以旧领新手续，要求票款一致。

（三）报销及借款业务

1、按照业务办理规则要求，在预算范围内开支，并确定业务经办人员；

2、按照业务办理手续要求，填制相关单据，准备相应票据附件；

3、按照业务审批权限要求，履行相应审批手续；

4、至会计科窗口办理报销付款或借款手续，如为支票付款，请在支票有限期内至银行承兑。