校财字〔2017〕5号

 南方医科大学关于印发

          《南方医科大学会议费管理暂行办法》的通知

学校机关各部（处、室），各直属单位，各学院、附属医院，资产经营公司，顺德校区管委会:

   为加强和规范学校会议费管理，提高经费的使用效益，根据《中共广东省委办公厅、广东省人民政府办公厅关于进一步完善省级财政科研项目资金管理的实施意见（试行）》（粤委办〔2017〕13号）等相关文件精神，学校修订了《南方医科大学会议费管理暂行办法》。现印发你们，望认真遵照执行。

                                南方医科大学

                            2017年7月12日        

（联系人：王彦，联系电话：61648616）

南方医科大学会议费管理暂行办法

第一章  总 则

第一条 为加强和规范学校会议费管理，保障会议经费收支的合规性和合理性，提高经费的使用效益，根据《中共广东省委办公厅、广东省人民政府办公厅关于进一步完善省级财政科研项目资金管理的实施意见（试行）》（粤委办〔2017〕13号）等相关文件精神，结合学校实际，制订本办法。

第二条 本办法适用于学校举办（含主办、承办）的各类会议、论坛，包括国内会议、在华举办国际会议。

国内会议是指因业务及管理需要举办的各类会议，包括学术会议、学术论坛、研讨会、项目启动会、中期检查会、验收会、座谈会、答辩会（不含毕业论文答辩会）、工作总结会等。

在华举办国际会议是指报经上级主管部门批准的、本校与外国有关组织、团体、机构共同举办或承办的在我国境内举办的国际会议。

第三条 各单位在举办会议时，应按精简高效、厉行节约的原则，严格控制会议规模，节约费用支出，注重会议质量，提高会议效率。

第四条 会议费使用和管理职责如下：

会议举办（承办）者是会议费的直接责任人，对会议费使用的合规性、合理性、真实性和准确性承担直接责任。会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度，依法、据实报销会议费。

各学院（部门）是会务活动的基层管理单位，项目负责人和单位负责人对本单位举办的会议承担审批和直接管理责任。各单位应加强本单位会议费管理和政策宣传，督促办会人员合理、合规报销会议费。

财务部门是会议费的专业核算机构，依据有关财经法律法规、会议费管理办法和各单位审批结果，实施会议费报销管理和服务。

第二章  会议审批和管理

第五条 学校对各类会议实行事前审批制度，未经审批，各单位不得擅自对外承办（承接）各类会议。已审批准予举办的会议按照“谁承办，谁负责；谁批准，谁监管”的原则，由具体承办（承接）人员负责各项会务工作。

第六条 会议举办者应当根据会议性质、主要内容确定会期和规模，严格限定工作人员数量，编制会议预算。会议预算内容包括会议名称、会议类别、主要内容、时间地点、参会人员范围、代表人数、工作人员数量、所需经费和列支渠道等。会议预算按照性质和规模进行逐级报学校审批。

第七条 会议优先安排在学校内部会议室、礼堂、宾馆等场所。因工作需要必须在校外召开的，国内会议原则上应安排在四星级以下（含四星）宾馆，严禁到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。

第八条 各单位举办的会议应有可靠的经费来源，并做到收支平衡。

对于全部使用财政拨款举办的会议，不得再向参会人员收取费用；对于使用多种资金渠道举办的会议，按照成本补偿的原则，各单位可以适当向参会人员收取会议费，收费标准应在会议预算中披露，并优先使用收取的会议费或赞助款保障会议开支，不足之处方可使用其他经费弥补；对于有赞助收入的会议，应与赞助方签订赞助协议明确双方的权利和责任。

存在收款和赞助的会议，会议费开支不得超过后文规定的综合定额标准。使用财政专项经费、纵向科研经费和其他实行预算控制的经费召开会议，还应在经费批准的会议费预算额度内开支。

第九条 各单位召开会议应当改进会议形式，充分利用电话电视、视频网络等新媒体和现代信息技术，在保证会议质量的前提下，降低会议成本，提高会议效率。

第三章  会议费开支范围、标准和报销管理

第十条 会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、设备租赁费、交通费、文件印刷费、办公文具费、医药费等。国际会议可开支会议资料翻译费、同声传译人员翻译费、同声传译设备租金费用等。

交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

   第十一条 会议费开支实行综合定额控制，在综合定额标准之内据实报销，各项费用之间可以调剂使用。会议费的综合定额标准如下：

单位:元/人.天

（一）综合定额是各类会议费开支的上限，超支部分不予报销。

（二）与会人员食宿安排需在会议审批时明确。不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。

第十二条 下列会议相关费用纳入会议费预算，但不计入会议费综合控制定额，从相应的支出科目中据实列支：

（一）会议代表参加会议发生的城市间交通费，原则上回单位报销。对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员等作为嘉宾参加会议，所发生的城市间交通费、国际旅费，可对照学校相应标准在差旅费中报销。

（二）参会专家人员劳务费。会议举办者根据工作需要，向专家人员发放讲课费、咨询费等，按照劳务费报销流程，在学校规定的标准限额内列支。

（三）同声传译人员翻译费、同声传译设备租金。

（四）会议论文出版费。

第十三条 各单位在会议开始前可办理会议费借款手续，借款时应填制借款单，并提供会议审批文件及会议预算表作为附件。

第十四条 存在收取会务费或赞助费等情况的，应向缴款人开具合法票据，收取款项必须统一交财务处入账，按照收支两条线管理。

第十五条 各单位在会议结束之后应当及时汇总各项资料和票据，当次会议所有费用统一办理报销手续，报销时应提供：

（一）会议审批文件及会议通知（包含会议议程）；

（二）会议预算表及决算表；

（三）实际参会人员签到表；

（四）会议服务单位提供的发票、明细清单、委托协议（合同）等资料。

第十六条 与校外单位共同承办会议的，会议结束后会议经费如有结余，应及时转回学校原经费账户，不得滞留在学校之外。  

第十七条 各单位举办的会议，原则上应在会议结束1个月内及时结账，一次性报销完毕。结账后收取的会议费如有结余，须按照学校相关资金管理办法执行。

第十八条 会议费的支付应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转帐或公务卡方式结算。

第四章  监督问责

第十九条 严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请，严禁套取会议费设立“小金库”，严禁在会议费中列支公务接待费。

各单位办会不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，严禁提供高档菜肴和香烟；不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。

国内管理会议用餐不上酒水，会场不制作背景板、不提供水果和茶歇。

第二十条 学校纪检监察、审计、财务部门对各单位会议费管理和使用情况进行监督检查。各单位应当建立会议费使用内控制度，自觉接受有关部门的监督。

第二十一条 违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究办会单位和相关人员的责任：

（一）   未经审批召开会议的；

（二）   以虚报、冒领等手段骗取会议费的；

（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；

（四）违规报销与会议无关费用的；

（五）其他违反本办法行为的。

有上述行为之一的，由学校纪检监察、审计、财务部门责令改正，追回违规资金，并报经学校批准后予以通报。对直接责任人和单位负责人，报请学校按规定给予相应处分。如行为涉嫌违法的，移交司法机关处理。

第五章  附 则

第二十二条 学校各直属附属医院参照本办法，制定符合本单位情况的会议费管理规定。

第二十三条 本办法由财务处负责解释，自发布之日起执行。

 南方医科大学党政办公室                   2017年7月14日印发