第一章 总 则

第一条 为了规范总务处采购工作，强化管理，加强监督，明确职责，提高资金使用效益，维护学校合法权益，依据《中华人民共和国采购法》和《南方医科大学招标采购管理办法（试行）》，并结合我校后勤服务保障实际，制定本细则。

第二章 采购范围

第二条 总务处采购工作应遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。采购活动及其当事人应严格按照本办法进行，并自觉接受监督。

第三条 根据政府及学校有关规定，总务处采购活动为校内分散采购。

第四条 采购方式主要有招标采购、定时采购、当面议价、电话询价、持续补货以及法律、行政法规规定的其他采购方式。

第五条 本办法所指采购范围包括：房屋及构筑物维修工程；绿化工程；交通运输设备；土地植物；被服装具；办公家具；公寓物资；物业管理服务；炊饮设备；计量表具；通信设备；食堂物质；商场百货；房屋、工程、水电小修材料；电梯维修材料；幼儿园教学用具；车辆维修零配件；办公用品；卫生清洁用品；劳保用品；各类易耗品等采购。

第三章 组织机构及职责

第六条 总务处采购工作实行决策、执行、监督三分离的管理体制。总务处党政联席会和处务会，是采购工作的决策机构，统一领导总务处采购管理工作，下设采购监督部门和主管部门。

监督管理科是采购工作的监督部门。

采购中心是采购工作的主管部门，负责采购的组织、协调、执行工作。

第七条 党政联席会和处务会在采购工作中的职责：

（一）贯彻执行国家政府有关采购的法律法规，审定总务处采购工作的相关规章制度；

（二）研究制订总务处采购工作的范围、标准、程序、工作纪律；

（三）决定采购工作中的重大事项与特殊的采购方式；

（四）处理采购活动中的其他重要事项。

第八条 采购监督部门的主要职责：

（一）负有依法对采购活动和采购机构监督管理的重大职责；

（二）监督检查采购过程中有关政府采购的法律、行政法规和学校采购规章制度的执行情况；

（三）监督检查采购范围、采购方式和采购程序的执行情况；

（四）监督检查采购人员的职业素质和专业技能。

第九条 采购主管部门的主要职责：

（一）按照国家有关采购的相关法律法规，以及学校招标采购管理办法，拟订总务处采购工作的规章制度和具体实施办法；

（二）受理用户单位提出的采购计划和采购申请。用户单位是指学校各单位和总务处各科、实体等具体使用部门，负责各类采购项目预算立项、计划申报、技术性事项的拟定等基础事项。

（三）组织实施采购执行工作；

（四）负责采购工作文件资料的整理和立卷归档；

（五）完成总务处交办的其他工作。

第四章 采购计划

第十条 采购计划的编制应根据全年预算方案和使用需求，结合库存定额、消耗周期、供货周期、市场供求情况及价格而制定。

（一）用户单位编制采购计划时要逐项列明品目名称、数量、金额、规格型号、技术参数、需求日期、建议供货单位，对备用物品以及配件应注明设备名称及生产厂家。

（二）未报计划的采购项目，原则上不予采购。未报计划但须临时紧急采购的项目，须报领导批准后，方可采购。

第五章 采购程序

第十一条 2万元以上（含2万元）的货物、服务和工程项目采购，按学校招标采购管理办法执行。

第十二条 2万元以下的货物、服务和工程项目采购，实施程序如下：

（一）常规材料、用具采购项目实施程序

总务处常规材料、用具包括：各类常规水电、工程、房屋维修材料、通信材料、车辆零配件、幼儿园教学用具等，采购程序如下：

1、用户单位拟定采购计划，按相关程序逐级报批；

2、采购中心根据领导批示布置采购任务，明确采购方式；

3、领单采购员填写《采购中心日常工作登记表》；

4、采购中心组织用户单位代表、监督管理科代表、采购员等3人（单数）以上采购小组，根据用户单位需求制定《总务处采购询价单》，从符合相应资格条件的供应商中随机轮转选择三家以上的供应商参加询价。对于需书面回复的询价单，供应商报价须密封寄回，采购小组按期集中开价。

5、采购小组根据供应商的报价，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则推荐候选供应商，并填写《总务处询价采购结果报告》；

6、采购中心将《总务处询价采购结果报告》逐级上报审批，确定成交供应商；

7、用户单位配合采购中心进行采购合同的签订、履行以及验收；（详见第十五条）

8、采购员进行资产登记以及账目结算报销。（详见第十六条）

（二）零星物资采购程序

零星物质包括：副食品、日常百货、劳保用品、卫生清洁用品、各类易耗品（工作服、饭盒、一次性筷子、塑料袋）等。零星物资采购参照校内分散采购实施，实行集中采购或用户单位自行采购，施行集中采购按以下程序执行：

1、用户单位拟定采购计划，按相关程序逐级报批；

2、采购中心根据领导批示布置采购任务，明确采购方式；

3、采购中心按人员分工组织实施采购；

4、用户单位对采购物质进行验收、入库，验收单须由保管员、仓库主管、采购员等人签字确认；

5、采购中心进行账目结算报销。

（三）总务处各科、实体办公用品采购程序

总务处各科、实体常用办公用品采购由综合科按照校本部常用办公用品集中采购领用要求报批执行，总务处各科、实体按需求到综合科领用。

（四）紧急采购流程

1、用户单位通过电话、短信、电邮等便捷方式向单位领导汇报采购计划；

2、单位领导授权采购中心实施采购；

3、采购实施过程中，用户单位需补办相应书面审批手续。

第十三条 总务处大宗物资采购流程

总务处大宗物质包括：食堂米、面、油、冻品、蔬菜、鲜肉、干货调配料、蛋品以及幼儿园牛奶、面包；学员商场烟酒、药品等。

1、按学校招标采购办法确定各类物资采购配送供应商；

2、用户单位拟定采购计划，经本单位领导审批后报采购中心；

3、采购中心按人员分工组织实施采购；

4、用户单位对采购物质进行验收、入库，验收单须由保管员、仓库主管、采购员等人签字确认；

5、采购中心原则上每15天对蔬菜、蛋品采购定价一次。由采购中心组织用户单位、监督管理科、采购员等3人以上询价小组，共同询价，确定配送价格。询价小组需填报《食堂蔬菜采购市场调查定价表》，经采购主管领导审批后存档；

6、采购中心按合同约定期限进行账目结算报销。（详见第十六条）

第十四条 供应商选择程序：

1、采购中心通过网络公告、市场调研收集供应商资料，填写供应商调查表；

2、采购中心组织用户单位、监督管理科、处领导等成立供应商考核小组，对供应商进行实地考察，填写综合评分表；

3、根据综合评分表确定合格供应商；

4、将合格供应商纳入供应商库；

5、按年度对供应商库供应商进行考核。

第十五条 采购合同的签订

（一）与合同有关的一切活动都必须遵守《中华人民共和国合同法》及学校有关规章制度。

（二）由采购中心负责合同的起草、编制、送审、修改、签订、执行、履约监督等相关事务。

（三）合同审批、签订手续按《南方医科大学合同管理规定》有关程序进行办理。

（四）采购合同中必须包括以下主要条款：

1、签订双方的名称

2、标的物

3、数量

4、质量及验收方式、标准

5、单价或总价

6、履约期限

7、交货地点和方式

8、服务条款、违约责任

9、解决争议的办法

10、订立合同的时间

（五）签订合同前，必须对供方是否具有相应的民事权利能力，其代理人是否具有完全民事行为能力以及相应的代理权进行严格审查。

（六）合同文本一经双方签字盖章后生效，经办人必须在合同生效后将合同原件进行归档。

第十六条 采购结算

（一）采购票据。供货单位提供的税务票据应符合学校财务的有关规定，由项目采购员办理报账结算事务。

（二）采购付款。在规定时间内，以支票、转账、现金方式结算。

第六章 监督与违规违纪的责任

第十七条 采购员必须遵守的采购纪律：

（一）采购方式符合国家、学校及总务处的有关规定；

（二）严格执行采购计划；

（三）严格坚持货比三家，择优选择供应商；

（四）主动、及时、全面、客观向采购中心领导、用户单位提供全部所需资料；

（五）对供应商的评价要客观、公平、公正，不受任何人或单位的干预而影响选择供应商的结果，做到诚信办事；

（六）严守采购活动中商业机密，所有记录保存完整，积极配合有关部门的查询和检查；

（七）对与自己有利害关系或有潜在利害关系的供应商或投标人，要主动回避；

（八）不得私自接触供应商或投标人，不得接受供应商或投标人的任何馈赠，不得参加供应商或投标人以任何形式组织的宴请、娱乐等活动；

（九）不得向供应商提出任何不合理的要求，作为订立合同的条件；

（十）在工作中实行“及时调岗、双人实施、随时接受检查”的原则。采购工作领导小组可根据工作实际情况随时调整岗位。

第十八条 任何单位、任何人不得以任何方式非法干涉采购活动。

第十九条 学校以及总务处监督部门依法通过检查、现场监督等方式对采购工作进行监督、检查。

第二十条 在采购过程中出现的违规违纪情况，按国家及学校有关条例执行。

第七章 附 则

第二十一条 本办法若与学校采购制度不相符的，按学校有关文件执行。

第二十二条 本办法由南方医科大学总务处负责解释。

第二十三条 本办法自公布之日起执行。