2014年9月25日，学校召开了全校档案综合管理工作专题会议。余艳红校长、昌家杰副书记出席，党政办李俊平副主任、组织部彭浩科长、宣传部宁习洲部长、人事处常军武处长、教务处陈士良副处长、基建处主持工作的蔡军科长和刘瑛副处级调研员、财务处王东处长和陈焕新副处长、设备与实验室管理处刘宏副处长、总务处刘克荣副处长、档案馆徐建军馆长和朱培芳副馆长及有关人员，共20人参加了会议。会议由档案馆徐建军馆长主持。
会上，徐建军馆长简要解读了中办、国办印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》以及国家档案局、省档案局有关贯彻要求，朱培芳副馆长详细报告了《关于省内4校档案综合管理的调研情况以及进一步加强和改进我校档案工作的有关建议》，参加调研的部门领导进行了补充。在此基础上，参会的有关领导就各自负责落实的工作任务进行了广泛讨论。最后，校领导就新形势下进一步加强和改进我校档案工作的指导思想、工作目标、有关原则与方法措施作了重要指示。
会议讨论过程中，基建处、财务处、设备与实验室管理处的领导，一致同意对基建、财会、设备类档案依法实行集中统管。其它与会部门的领导从本部门管理职责的角度，就学校档案综合管理实施过程中需要研究解决的有关问题，提出了相应的意见和建议，并表示给予必要的支持和条件保障。
昌家杰副书记指出，这是一次统一思想的会议，也是一次布置工作任务的会议，内容很重要。当前，少数门类档案的统管还没有完全到位，保存场地比较分散，整理还不够规范，网络化数字化建设还跟不上学校发展的需要，人员不足且专业化程度不高，等等。针对这些问题，如何加强和改进档案管理工作，昌副书记强调：一要按政策规定办事。要学习好上级文件，执行好政策要求。档案管理工作就是要坚持并不断完善国家规定的党委和政府领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的工作体制，防止多头管理和分散流失。档案综合统管与财务、人事、设备统管是一个道理，要按上级规定办事，做到令行禁止；二要借鉴兄弟院校的经验。地方院校已依法实施统管20多年，积累了许多成功经验和好的方法。他山之石，可以攻玉，要认真学习借鉴。要按照国家统一规定的部门立卷负责制要求，参照兄弟院校的普遍做法，坚持二全三纳入四同步的传统，继续实行好基础的收集整理工作主要由各部门、各单位完成；三要大力推进各项工作任务的落实。需要加强和改进的有关工作任务既十分繁重，也十分明确，为尽快落实这些任务，要做到以下四点：一是抓制度建设，加大规章制度执行力度；二是抓规范管理，强化全程督导；三是制定工作计划表，一项一项地抓落实；四是创新档案管理工作方法，提高档案管理的效率和质量。
余艳红校长完全同意昌副书记的意见，在充分肯定档案管理工作抓得紧、抓得实的同时，围绕如何加强和改进我校的档案综合管理提出了以下四个方面要求：一要做好档案综合管理的顶层设计。这是一个系统工程，涉及文化建设和核心竞争力，转化为现实需要制度化、规范化，需要各部门协同配合；二要着眼档案信息化建设，特别是在数字化档案馆建设上多下功夫，切实推进档案存储数字化和利用网络化；三要不断创新理念，更新工作思维和方法，多组织培训学习，不断增强内部管理；四要加大各项保障力度，档案管理工作的重要性不言而喻，全校档案综合统管既是国家的规定，也是学校建设与发展的迫切要求。从明年开始，要加大经费投入力度；在人员队伍、场地建设等方面也要给予更多的支持，为全校档案尽早实现全面、到位的集中统管创造条件。
