关于做好2015年档案收集整理工作迎接省档案局专家组现场评估的通知
学校机关各部（处、室），各学院、附属医院，就业指导中心，顺德校区管委会，基因工程研究所：
根据广东省档案局年度评估工作的统一部署和省直单位档案工作协作组的计划安排，我校被确定为2015年省档案局组织的档案工作年度现场检查评估单位之一。为扎实做好年度现场评估各项准备工作，争取优异成绩，现结合我校档案综合管理工作实际，就2015年全校档案收集整理以及迎接评估筹备工作有关事项通知如下：
一、时间安排
5月10日前，党群类、行政类档案各二级类目预立卷负责部门全部完成预立卷工作，并向学校档案馆移交；
5月30日前，其它各门类档案立卷负责部门全部完成收集、整理、组卷、录入工作，并向学校档案馆移交；
各单位的实物档案请于4月15日前直接交给档案馆进行统一整理归档（联系人：林焕英，联系电话：648560）。
学校将根据工作进度安排，适时组织年度档案收集整理进展及迎评准备工作的检查抽查。
二、重点工作
根据省档案局现场评估指标要求以及年度评估工作重点，今年全校档案收集整理以及迎评工作，要在组织完成基本工作的基础上，突出抓好以下4个方面：
（一）做好年度档案的收集整理和电子文件的同步归档。按照档案整理规范及现场评估要求，各门类档案收集必须齐全，分类必须科学，组卷必须合理，录入必须准确，移交必须及时。在认真完成年度有关纸质档案收集整理工作的同时，继续同步完成电子文件的归档工作（具体方法步骤详见附件1）。
（二）完成近三年归档工作的总结和有关编研工作。切实做好近年特别是近三年档案收集整理和归档移交工作的总结（详见附件2）。各部门、各单位要结合实际，严格对照各门类档案归档范围要求，认真进行查漏补缺；对以往的重要历史档案，要开展抢救性收集整理；尚未完成移交进馆的档案，要抓紧完成移交工作。在此基础上，各部门、各单位应积极拓宽思路，结合工作实际，对本部门、本单位近三年主要工作进行梳理提炼，有计划有步骤地开展基础编研工作（详见附件3），进一步提升档案管理层次，提高档案使用效益。
（三）落实档案管理人员的岗前培训和继续教育。各部门、各单位要根据省档案局年度评估的标准要求，以及学校关于专兼职档案管理人员任职的基本条件，按照省档案局的有关培训通知，结合本部门、本单位实际，有计划地做好专兼职档案管理人员上岗培训和继续教育的组织安排，落实档案管理人员持证上岗，并相应做好参训人员的经费支持及有关保障工作，不断提高专兼职档案管理人员做好本职工作的素质和能力。
（四）确保档案管理工作的安全保密。根据省档案局年度评估工作重点，今年，各部门、各单位要继续围绕档案安全管理“十防”要求进行自查，认真查漏补缺，并针对2013年组织的全校安全大检查中发现的问题，按照机关职能部门分工，督促完成后续整改工作，彻底消除各种安全隐患。在各部门、单位自查的基础上，学校将适时组织有关人员，对重点部门、重点部位进行检查和抽查。
三、有关要求
按照中办、国办2014年颁布的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》精神，以及省档案局有关档案综合管理工作的检查标准和现场评估要求，为更好地开展2015年档案收集整理工作并顺利通过省档案局组织的年度档案现场检查评估，现提出如下要求：
（一）注重基础，履行职责，确保高质量完成年度工作任务。档案作为学校教学、医疗、科研及各项党政管理工作的真实记录，是促进学校建设发展、维护广大教职员工根本利益的重要依据，既是学校的重要基础性工作，也是学校建设和发展的重要组成部分，做好档案工作是各部门、各单位的重要职责。学校档案综合管理工作要严格按照“谁生成，谁负责”、“谁主管，谁负责”的基本原则，落实档案生成和立卷部门负责制。各部门、各单位的主要领导一定要高度重视，按照档案工作“三纳入”、“四同步”的要求，切实履行工作职责；分管档案工作的领导要结合本部门、本单位实际，精心组织，切实把好过程管理关；兼职档案管理人员要严格按照学校有关档案综合管理工作的各项规章制度，做好收集、分类、组卷、录入等各个环节的工作，确保此项工作高质高效完成。
（二）注重创新，力求突破，不断推进档案信息化建设。今年，根据全省档案信息化工作推进会明确的目标、任务与要求，在建设数字化校园的统一部署下，学校启动了数字化档案馆建设工作。在有计划、有步骤地开展存量档案数字化和增量档案电子化工作的同时，各部门、各单位要严格按照电子文件收集整理的标准要求，继续扎实做好电子文件的正确形成和整理著录工作，为加快档案信息化建设步伐、创建数字化档案馆奠定基础。
（三）注重管理，强化队伍，全面提升服务学校大局水平。全校档案综合管理工作要严格贯彻执行学校有关档案综合管理的各项规章制度，继续保持高标准，严格落实部门立卷制度，逐步提高档案编研质量及学术水平。与此同时，要切实加强档案综合管理工作的队伍建设，有计划地充实专业技术人员，保持全校专兼职档案管理人员的相对固定，并加大监督指导力度，多渠道、多形式开展专业培训学习，提高全校专兼职档案管理人员的业务素质，更好地服务学校建设和发展大局。
