关于做好2017年档案收集整理
有关工作的通知
学校机关各部（处、室），各直属单位，各学院、附属医院，资产经营公司，顺德校区管委会：
省档案局近期颁发的《关于2017年度省直档案工作年度评估有关事项的通知》（粤档办〔2017〕35号），明确了今年年度评估工作的重点内容，并就评价等级质量标准提出了新的内涵和要求（详见附件1）。为贯彻省档案局的文件精神，落实学校“十三五”发展规划、2017年工作要点以及高水平大学建设和智慧校园建设的工作任务与要求，结合学校档案综合管理工作的实际，现就2017年档案收集整理等工作任务安排如下：
一、主要工作任务
在组织完成年度档案收集整理工作任务的基础上，要着重抓好以下四个方面的工作：
（一）按时保质完成年度立卷归档任务。2017年的档案收集整理工作，要继续严格按照国家、广东省和学校的有关规定及具体要求，逐项对照，认真收集整理，保证全年档案材料收集齐全、分类科学、组卷合理、录入准确、移交及时；继续按照电子文件收集整理的标准要求，扎实做好电子文件的归档管理，确保按时高质量完成年度的档案收集整理工作，为全面提高档案综合管理的效率和质量以及下一步将要开展的数字化档案馆建设奠定基础。
（二）学习掌握新管理系统的有关操作。新启用的电子文档数据中心管理系统，新增了在线部门立卷、文档一体化管理以及存量档案的在线主动服务、远程档案服务等功能，为此，各部门各单位要组织档案管理人员认真学习《南方医科大学档案综合管理电子文档数据中心系统培训教程》（详见附件2），尽快熟练掌握系统各项功能的使用方法，确保顺利、准确地完成年度档案的系统录入工作。
（三）切实做好档案保管保护工作。档案安全是档案三大体系建设之一，档案安全的保管保护条件是今年省档案局组织开展评估工作的重点。各部门各单位要按照省档案局新提出的档案保管保护“二十防”要求进行自检自查，在学校近年多次组织的全校档案安全大检查和整改工作的基础上，认真查漏补缺，并针对存在问题，按照机关职能部门的分工，督促完成后续整改工作，彻底消除各种安全隐患，确保档案实体和电子信息的绝对安全。
（四）加强密级档案管理。省档案局将涉密文件的归档整理和安全管理列为今年年度评估的重点之一，结合我校原为军队院校而留存数量较多密级文件的实际情况，各部门各单位要高度重视密级文件的归档整理和安全管理，严格做到“涉密信息不上网，上网信息不涉密”，严禁一切密级文件在电子文档数据中心管理系统中运转;凡在整理归档过程中发现标有密级的文件，应严格按照国家、广东省及学校的有关规定，交由党政办保密室统一处理。档案馆要加强馆藏密级档案的安全管理，指定专人负责，并严格密级档案的查阅利用制度。
二、时间安排
6月23日前，党群类、行政类档案各二级类目的预立卷负责部门全部完成预立卷工作，并向学校档案馆移交；各单位的实物档案直接报档案馆统一整理归档；
7月10日前，独立立卷门类档案的立卷负责部门全部完成收集、分类、组卷、录入工作，并向学校档案馆移交；
9月20日前，学校根据工作进程，检查抽查年度档案收集整理工作及档案的安全管理情况；
9月30日前，档案馆完成全校档案综合管理工作的年度评估自查报告，上报省档案局。
三、有关要求
省档案局《关于2017年度省直档案工作年度评估有关事项的通知》中新修订了《档案工作业务评价等级质量标准（2017版）》，与往年相比，4个评价等级的内涵更具体、标准更高、要求更严，要继续保持我校连续9年获评优秀等级的好成绩难度很大。为扎实抓好2017年档案收集整理等工作，现提出如下要求：
（一）精心组织，加强领导。各部门、各单位的主要领导要明确职责，强化责任，按照学校档案管理办法的职责分工和具体要求，严格落实档案生成和立卷部门负责制，既要严格分工又要统筹协作，确保档案工作全面开展，形成合力；要结合工作实际，明确目标任务，指定专人负责，有计划、分步骤地抓好落实。强化在收集、分类、组卷、录入、移交各个环节上的过程管理，确保按时、高质量完成各项任务。尚未完成2016年档案收集整理工作的部门和单位，分管领导和部门档案管理人员要切实负起责任、履行职责，务必抓紧完成收尾工作，尽快向学校档案馆移交。
（二）稳定队伍，加强学习。全校档案综合管理工作要严格贯彻执行学校有关档案综合管理的各项规章制度，切实加强队伍建设，并保持人员的相对稳定。全校各部门各单位的档案管理人员要在往年培训的基础上，继续加强对新的档案管理系统的学习，在使用过程中注意发现问题并及时反馈档案馆，确保顺利完成年度档案的收集整理等工作。
（三）注重创新，加强督导。全校的档案综合管理工作要紧紧围绕学校当前开展的部委省共建高校、广东省高水平大学重点建设及“十三五”规划的全面推进，在做好年度收集整理等工作的基础上，继续保持高标准、严要求，严格落实部门立卷归档制度，加大档案资源的深层次开发利用，不断提高档案编研水平。同时，要加大指导监督力度，注重改进工作方法，创新服务手段，提高查询利用的效率和质量，不断开创档案综合管理工作的新局面，更好地服务学校建设发展大局。
附件：1.广东省档案局《档案工作业务评价等级
质量标准（2017版）》
2.《南方医科大学档案综合管理电子文档
数据中心系统培训教程》
南方医科大学
2017年5月9日
（联系人：魏银燕 李锦华 联系电话：648470）
