关于贯彻《广东省省直单位档案工作年度评估办法》

做好2015年档案综合管理现场评估准备工作的通知

 

学校机关各部（处、室），各学院、附属医院，就业指导中心，顺德校区管委会，基因工程研究所：

根据省档案局年度评估工作的统一部署和省直单位档案工作协作组的安排，我校将于10月下旬迎接省档案局组织的档案工作年度现场评估。近期，省档案局新修订的《广东省省直单位档案工作年度评估办法》（以下简称《评估办法》）和《关于2015年度省直档案工作年度评估有关事项的通知》（以下简称《通知》），与往年相比，评估的等级质量标准更高、要求更严、重点工作更为突出。结合年初学校印发《关于做好2015年档案收集整理工作迎接省档案局专家组现场评估的通知》（校办字〔2015〕2号）以来多数部门和单位有关迎接评估工作滞后的实际，现就贯彻落实《评估办法》，按照“优秀”等级质量标准，做好我校档案综合管理年度现场评估工作的有关事项通知如下：

一、主要工作任务及时间安排

（一）主要工作任务

根据《评估办法》的“优秀”等级质量标准以及《通知》中有关评估工作的具体要求，结合我校实际，需重点做好以下5项工作任务：

1．继续做好年度档案收集整理工作。没有按原定时间完成年度档案收集整理工作的立卷、预立卷部门和单位，要尽快按照档案收集整理规范及现场评估的要求，抓紧做好年度档案的收集整理工作，确实做到收集齐全、分类科学、组卷合理、录入准确。

2．完成近三年档案工作总结。各部门、各单位在完成年度档案收集整理工作的基础上，对2012-2014年档案工作进行回顾与梳理，按照收集、分类、组卷、录入各个环节的具体要求，对已完成情况和存在问题进行总结，形成书面材料，填写《2012-2014年各门类档案收集整理情况》（详见附件1），并对以往收集不齐全的档案材料尽快进行查漏补缺，开展抢救性收集整理工作。同时，机关各部门要梳理和提炼本部门2012-2014年的年度重点工作，填写《2012-2014年机关各部门重点工作统计表》（详见附件2），为形成基础性编研材料提供素材。

3．抓好电子文件归档工作。结合新修订的《评估办法》在信息化建设方面提出的更高要求，各部门、各单位在认真完成年度有关纸质档案收集整理工作的同时，继续严格按要求同步完成电子文件的归档工作（具体方法步骤详见附件3）。

4．开展全校性编研工作。编研材料的质量作为年度评估的重要检查指标，今年的标准要求更高。档案馆加强统筹谋划，按要求建立全宗卷，完成全宗指南、组织沿革、大事记等编研材料的续编工作。与此同时，档案馆会同机关各部门积极拓宽思路，开展基础编研，选取能够反映学校建设与发展情况的重点事件进行专题性材料编研。

5．确保档案管理工作的安全保密。档案管理工作的安全包括档案实体安全与信息安全两方面。各部门、各单位在实际工作中要切实提高档案管理的安全意识，根据档案保管保护设施设备的配置要求，严格按照档案安全管理“十防”标准进行自查，认真查漏补缺，彻底消除各种安全隐患。

（二）时间安排

1.7月5日前，党群类、行政类各二级类目档案完成预立卷工作。

2.7月15日前，其它各独立立卷门类档案全部完成收集、整理、组卷、录入及移交工作。

3.7月20日前，完成2012-2014年档案工作总结、重点工作统计及基础编研材料编辑。

4.9月15日前，档案馆完成全校档案综合管理工作检查、档案编研、年度总结以及自查自评等工作。

二、有关要求

为了扎实完成各项准备工作任务，顺利通过省档案局组织的年度现场评估，并取得优秀成绩，现提出以下要求：

（一）高度重视，加强领导

新修订的《评估办法》是省档案局根据中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》以及省委办、省府办《关于加强和改进新形势下我省档案工作的意见》出台的，更加突显了新形势下档案工作的地位和作用，提出了新的标准和要求。档案工作作为学校的基础性工作之一，既是学校建设和发展的重要组成部分，也是衡量各部门、各单位管理工作质量和水平的重要标志。对此，各部门、各单位领导要有清醒的认识，在实际工作中，切实把档案工作年度现场评估纳入重要工作日程，加强领导，按要求做好各项迎检准备工作。

（二）精心组织，周密安排

各部门、各单位要结合工作实际，明确目标任务，指定专人负责，严格按照学校档案管理办法以及各门类档案管理实施细则所确定的归档范围和保管期限等，科学制定实施方案，有计划、分步骤地抓好落实。在确实抓好收集、分类、组卷、录入、移交各个环节的基础上，强化过程管理，突出重点、体现特色，以点带面，推动各项工作顺利开展，确保按时、保质保量完成各项准备工作。

（三）明确责任，抓好落实

 

各部门、各单位的主要领导要明确职责，强化责任，按照学校档案管理办法的职责分工和具体要求，坚持“谁生成，谁负责”、“谁主管，谁负责”的基本原则，严格落实档案生成和立卷部门负责制，既要严格分工又要统筹协作，确保档案工作全面开展，形成合力，形成我校档案综合管理工作的特色与优势，争取在年度现场评估取得优秀成绩的同时，全面提升我校档案综合管理工作的质量和水平，从而更好地服务于学校的建设和发展大局。

附件：1.附件1-2012-2014年各门类档案收集整理情况.docx

      2. 附件2-2012-2014年机关各部门重点工作统计表.docx

3. 附件3-电子文件归档的方法步骤.docx

 

 

 

                                  南方医科大学

 

 

                                 2015年6月12日